(*) Alejandro Valderrama
Para hablar de presupuesto es necesario comenzar mencionando la planificación, pues como se citará más adelante, el presupuesto es parte fundamental de ella, y es en la necesidad de planificar para la empresa, cuando surgen los primeros modelos presupuestarios de contol de ingresos y gastos utilizados mayoritariamente por el sector público, que es sustituido por el Presupuesto de Ejecución, el cual contemplaba ya, las actividades como factor importante en su constitución, y ya era empleado en el sector privado. Este modelo es reemplazado por el denominado Presupuesto por Programas que aplicaba una planificación sistemática, intentando establecer políticas acordes con la asignación de recursos para el logro de objetivos y permitía, un control que establecía el grado de realización en el que se encontraba, permitiendo, además, establecer los correctivos necesarios para alcanzar los objetivos.
Para entender y definir lo que es un presupuesto se debe partir, según se citó antes, del concepto de planificación, pues el primero es parte fundamental de esta última.
Por planificación se entiende, el ejercicio de la toma de decisiones basadas en el estudio de objetivos empresariales y sus interrelaciones, la disponibilidad de recursos y las diferentes políticas que aplica la empresa en su actividad, ejercicio que debe ejecutarse teniendo presente la globalidad de la planificación como un sistema de funciones y niveles organizativos empresariales, de acción simultánea e interdependiente, el cual funciona mediante la interacción conjunta de sus componentes.
La planificación puede ser:
- Estratégica, si su aplicación afecta a objetivos y planteamientos a largo plazo, es decir, entre cinco y quince años.
- Táctica, si lo que pretende es optimizar la asignación de recursos con objeto de lograr objetivos empresariales.
Las etapas de la planificación son:
- Determinación de objetivos.
- Aplicación de análisis sistemático para analizar las compatibilidades de los objetivos entre sí, establecer la prioridad de los mismos, y programar todos los recursos disponibles de acuerdo a las políticas a desarrollar para lograr los objetivos fijados.
- Presupuestación, que define el espacio de tiempo en el que se deben ejecutar los programas aceptados (mensual, trimestral, semestral, anual).
El presupuesto es la cuantificación de los programas a realizar en un período determinado.
- Control, que permite determinar las diferencias o desviaciones entre lo programado y lo realmente ejecutado, para establecer las medidas correctivas necesarias para alcanzar los objetivos propuestos. Se debe mencionar la gran importancia que tiene la información rápida y veraz en el control presupuestario, sin ella es imposible reaccionar con rapidez y efectividad en un momento determinado.
Expuesta la relación existente entre planificación y presupuesto, se define éste como un medio de acción empresarial a corto plazo que cuantifica, en términos económicos, las decisiones sobre políticas y objetivos, contenidas en planes y programas definidos por la dirección de la empresa.
Por norma, el presupuesto debe ser definido en la misma unidad de tiempo que el ejercicio contable, financiero y fiscal.
En la mayoría de empresas, el presupuesto es el reflejo de una reflexión anticipada del ejercicio inmediato, que se expresa en cantidades y unidades monetarias, según la actividad que se realiza y las directrices emanadas de la dirección.
Para llegar a establecer un presupuesto adecuado y efectivo, se debe tener presente que la empresa es un sistema particular y global, compuesto por diferentes áreas o microsistemas, relacionados entre sí por diferentes variables, y situada en un entorno agresivo y cambiante, que le exige adecuarse día a día a sus nuevas condiciones para sobrevivir. Esta supervivencia empresarial es más fácil si se cuenta con un control de gestión específico que contemple todos los componentes empresariales y defina claramente:
- La estructura organizativa
- El modelo económico
- El control presupuestario
- La organización administrativa
- El cuadro de mando
Todo presupuesto debe ser reflejo fiel del modelo económico de la empresa, que a su vez está basado en el organigrama funcional, y está definido por:
- Areas de gestión
- Niveles de responsabilidad
y para los siguientes conceptos:
- Ingresos
- Costes
- Márgenes
- Resultados
De lo anterior se desprende que el presupuesto, no sólo es la previsión del conjunto de ingresos y gastos, sino también una asignación de objetivos y responsabilidades por áreas de gestión, cuyo fin es alcanzar los objetivos marcados por la dirección de la empresa. Las áreas de gestión constituyen en sí mismas los microsistemas que componen la globalidad de la empresa como sistema, y cuyo resultado individual integra e influye en el del total de la misma.
Para la elaboración de un presupuesto se cuenta con la siguiente secuencia:
- Definición de políticas y objetivos generales por parte
de la Dirección de la empresa.
- Comunicación a los responsables de cada área de gestión
de los objetivos antes definidos, con la siguiente formación:
* Datos históricos
* Datos del entorno a cerca de las condiciones
del mercado, la competencia
y otras variables externas que sean importantes.
- Elaboración del presupuesto de cada área por parte de sus responsables, de acuerdo a sus condiciones, necesidades y objetivos, previo análisis de la información suministrada por la dirección y aportando los datos y conocimientos de su área.
- Presentación y discusión de los diferentes presupuestos de área ante la dirección, para detectar, entre otros, incongruencias con los objetivos marcados o duplicidad de los mismos.
- Consolidación del presupuesto general, integrando en él todos y cada uno de los presuepuestos de área discutidos, modificados o no, y aprobados según el análisis hecho en la fase anterior.
- Aprobación del presupuesto por parte de la direcciónde la empresa.
- Distribución del presupuesto aprobado entre los diferentes responsables de área.
De acuerdo con la anterior secuencia, el presupuesto se elabora teniendo presente el conocimiento de la empresa y su entorno, delegando y exigiendo responsabilidad a los jefes de área o sección, y permitiendo que la dinámica empresarial apunte, sin duplicidades ni incongruencias, al logro de los objetivos de la administración de la empresa.
El presupuesto aprobado es el punto de partida del control presupuestario, que en síntesisconsiste en la comparación contínua y sistemátiva de lo previsto (presupuestado) con lo realizado, para detectar las desviaciones existentes (positivas o negativas, analizarlas y establecer las medidas correctoras oportunas.
TIPOS DE PRESUPUESTOS
Desde el enfoque de elaboración del presupuesto se obtienen:
- Presupuesto incremental, se refiere a que las partidas que lo conforman
han sido afectadas por el aumento de costes y gastos de las actividades
realizadas, e incluyen los costes y gastos de las nuevas a realizar.
-
- Presupuesto completo, es aquel que refleja en sus partidas la revisión
hecha de todas las acticvidades realizadas en la empresa, pues se basa
en que cada una de ellas tiene comomáxima vigencia el ejercicio
económico, por esta razón, todas son revisadas un ejercicio
tras otro.
Como presupuesto completo se tiene el denominado Presupuesto Base Cero, en el cual cada directivo o jefe de área debe justificar todas sus solicitudes, demostrar que sus gastos propuestos son necesarios y para ello identificar todaslas actividades, evaluarlas sistemáticamente, ordenadas de acuerdo a su importancia y, por último, valorarlas en términos monetarios.
El Presupuesto Base Cero utiliza para su elaboración las siguientes fases:
- Preparación de paquetes de decisión por parte de cada área de donde se realiza la actividad o actividades a analizar.
Se prepara un paquete por cada actividad con los siguientes datos_ importe del gasto, importancia de la actividad, objetivo, descripción, resultado esperado, indicador de resultado, consecuencias si no se realiza, alternativas de realización.
Cada paquete conlleva un nivel de esfuerzo a partir de un mínimo por debajo del cual la actividad no merece realizarse, y su medida se establece en forma incremental del esfuerzo precedente.
- Selección y clasificación de los paquetes de decisión, estableciendo un orden de prioridades.
Una vez realizadas las fases expuestas, se consigue un listado por orden
de prioridades de las actividades seleccionadas, con un nivel de esfuerzo
determinado, y sus valoraciones de gastos e jinversiones. Es con este listado
con el que se elabora el presupuesto propiamente dicho, se establece un
punto de corte y los gastos conmayor prioridad son aprobados, eliminándose
los demás.
CUADRO
Otro tipo de presupuesto es el llamado Presupuesto Integral, que considera a la empresa como sistema único, compuesta por áreas interrrelacionadas. En este caso, las actividades se clasifican según su naturaleza y objeto, generando presupuestos parciales, que aunados conforman el Presupuesto Integral, por ejemplo:
- Presupuesto de explotación:
- Administrativos
- Comerciales
- Financieros
- Presupuestos financieros:
- Presupuestos discrecionales.
- Síntesis Presupuestaria:
El control de la actividad presupuestaria se realiza, en este caso, a través de los estándares de actividad y económicos preestablecidos, que permiten establecer las desviaciones entre presupuestado y realizado.
Existen también los llamados Presupuestos Rígidos, que sólo controlan costes variables y los Flexibles, que permiten calcular, aparte de los costes variables de cada actividad, los fijos de la misma, para determinar la base monetaria del cálculo de las desviaciones que se presenten, además de permitir el cálculo del umbral de rentabilidad y beneficio por niveles de producción.
Como clasificación general de presupuestos, se tiene:
- Según estructura:
- Según la naturaleza de las actividades:
- Según la unidad de medida empleada:
En síntesis, un presupuesto representa la asignación de objetivos y responsabilidades por áreas de gestión, junto con los medios disponibles para llevarlas a cabo, basado en un modelo económico previamente definido, que debe ser reflejo fiel de la estructura empresarial analizada.
La confección del presupuesto está basada en la información y conocimiento de la empresa, la discusión de presupuestos parciales para evitar incongruencias o duplicidades de objetivos, y el compromiso de los responsables de áreas de gestión para reflejar sus necesidades reales.
La comparación entre datos presupuestados y reales proporciona las desviaciones, que sometidas la análisis correspondiente, hace necesaria la propuesta y adopción de medidas correctoras cuya función no es otra que ajustar el presupuesto para el logro de los objetivos fijados.
(*) Miembro del COEV