Número 224 - 2ª Quincena Abril de 2002.

Sistema de Proyecciones financieras (SPF): Parte fundamental del Plan de Negocio




(*) Mª José Cerezo López

Es cierto que todos los departamentos de una organización necesitan y proveen datos y que una de las funciones de los departamentos de contabilidad es el recopilarlos, transformarlos y devolverlos como información.
Esta información será de gran utilidad para que de nuevo, las distintas partes de la organización los evalúen y comparen con lo que tenían estimado y a partir de ahí tomen decisiones para corregir o mejorar. En este artículo se resume el Seminario Cómo Elaborar Proyecciones Financieras, organizado por la Escuela de Economía del COEV y del que fue ponente Artemio Milla, economista consultor de empresas.

Los estados financieros y la toma de decisiones
También es común pensar (aunque no por ello correcto) que al finalizar la función principal de la contabilidad, es decir, la producción de  estados financieros, éstos son entregados a los cargos directivos quienes reconocerán cual es la situación de la empresa y empezarán a tomar decisiones en un sentido o en otro.

En la empresa del siglo XXI, aquel director/a que espere a que solamente la contabilidad le brinde información respecto a como esta su negocio cometerá más de un error, entre otras razones, porque la estará recibiendo muy tarde, cuando todo haya pasado.
Esta es una de las razones por las cuales muchos directivos no utilizan la información financiera, ya que, cuando la reciben ya no la necesitan, es algo que ya saben. Lo saben sencillamente porque todos los días están trabajando, vendiendo, comprando, motivando a su equipo, preguntando en todos los departamentos y a él/ella le llegan los problemas y las preguntas debiendo dar respuestas, de manera que, podría decirse que la situación financiera no solo la conoce sino que la siente.

Entonces, ¿Cuál es la utilidad para aquellos que toman decisiones?
Lo primero seria pensar como se determinan los estados financieros, esto es ¿quién los marca, quien y cómo los define? En las empresas grandes (es difícil verlo en las medianas y pequeñas de manera real), encontramos dos grupos de personas por encima del director de la empresa: Uno es el consejo de administración y el otro la asamblea de accionistas, ambos con poder suficiente como para marcar el rumbo de la empresa.

En la asamblea de accionistas, los dueños, normalmente se apoyan en un conjunto de personas experimentadas para que ayuden a definir la estrategia que debe seguir la empresa, el rumbo que se debe tomar, los segmentos de mercado a atacar y de que forma, el segmento que deben abandonar o evitar, que productos, con que recursos y, en algunos casos, se aprueban proyectos que son presentados por los mismos ejecutivos de la empresa.

Lo que es relevante es que lo que suceda en esos consejos de administración será determinante para el futuro de la empresa. ¡Ahí es realmente donde se determinan los estados financieros!. Si, por ejemplo, en el consejo de la empresa XCV, S.A. se evalúa que la división de comida rápida no esta teniendo los resultados esperados y se decide salir de ese negocio, los estados financieros de la empresa se verán transformados pero, en todos los casos una vez tomada la decisión será cuestión de tiempo para que esta se vea reflejada en los estados financieros.

Lo que será importante será el monitorar de manera continua que los resultados esperados se estén cumpliendo y es ahí donde el departamento financiero en sentido amplio entra en función. Es muy importante el evaluar que las metas se cumplan y, “la organización” deberá diseñar un sistema de información lo suficientemente ágil y útil como para acompañar a la empresa al logro de sus objetivos.

Sistema de Proyecciones financieras
Las Proyecciones financieras permiten estimar la evolución futura de una empresa en el horizonte temporal del medio y largo plazo, en base a los cambios del entorno y a sus estimaciones sobre las variables críticas de su negocio, cuantificando su impacto en la situación económica y financiera de la empresa.

Además, las proyecciones financieras constituyen un elemento crítico en el inicio de la actividad de la empresa o ante la toma de cualquier decisión estratégica o de inversión.

Permiten anticipar efectos no deseados y, en consecuencia, realizar las acciones correctoras oportunas.

Metodología del sistema de Proyecciones Financieras. (SPF)
Como ya he indicado anteriormente, en general, lo que hacen las empresas es ejercer controles sobre lo “sucedido”. Con el método de proyecciones financieras, se avanza un paso más ya que las empresas se ven asistidas en un área generalmente poco explotada: “la planificacion”.

Con SPF, las personas de la empresa con capacidad de decisión pueden armar un modelo que incorpore todas las variables relevantes del negocio y ‘”jugar” con ellas investigando qué pasa si se modifican algunos de los parámetros de cálculo.
A partir de las hipótesis básicas, se obtienen los Estados Financieros Proyectados, de los que se sacan conclusiones fundamentalmente respecto a la coherencia, rentabilidad, sensibilidad y riesgo del negocio.

Ventajas de las Proyecciones Financieras

Creación de un plan de negocio estratégico.
Es importante no perder de vista que las proyecciones financieras adquieren su mayor sentido enmarcadas dentro de un plan de negocio.

La gran mayoría de planes de negocios falla en recibir financiación. Esto sucede porque la mayoría de los “emprendedores” no comprende totalmente el propósito del plan de negocios. Un plan de negocios no es solamente un documento escrito que explica una idea. Más que eso ,debería ser una presentación completa sucinta y fácil de seguir que demuestre como un inversor obtendrá beneficios al participar en el crecimiento de su empresa.

Algunas de esas preguntas son: ¿Cual es la oportunidad del mercado?. ¿Cual será su segmento del mercado objetivo?. ¿Por qué necesitan su producto?. ¿Que cantidad de ventas son necesarias para sostener su modelo de negocios?. ¿Cuáles son esas ventas?. ¿Cuánto tiempo se tardará en materializarlas y como deberán ser protegidas?. ¿Por qué la empresa esta especialmente cualificada para tener éxito en un determinado negocio?. ¿Con quién tiene la empresa alianzas estratégicas?

Partes esenciales de un Plan de Negocio
De una forma esquemática, estas son las partes de as que se compone un Plan de Negocio.
Introducción +
Resumen ejecutivo (ideas clave) ? “Visión” empresa

Conclusiones ? Informe de evaluación del proyecto
Anexos ? Estados financieros y hojas técnicas

A su vez, el desarrollo de planes de negocios estratégicos los podemos dividir en 7 pasos principales.
1. Reunión inicial con el cliente

Visión general del concepto de negocios y la empresa. Esta reunión inicial permite a los clientes transmitir verbalmente el concepto de negocio. Adicionalmente por medio de preguntas detalladas se trata de entender que ventajas competitivas le permiten a la empresa capitalizar las oportunidades del mercado.

2. Evaluación de las oportunidades
Análisis conceptual realizado por expertos para investigar los parámetros del mercado principal y secundario en los que la empresa está compitiendo. Se evalúan sectores, necesidades de los clientes y competidores...

3.Ventajas competitivas
El equipo de especialistas analizan la visión del negocio de la empresa dentro del contexto de la oportunidad que brinda el mercado. El resultado es una lista depurada de conceptos productos y servicios a ofrecer. Esta proceso determina cuales son los mejores conceptos que armonizan con las ventajas competitivas del cliente con las oportunidades del mercado.

4. Desarrollo de la estrategia entre la empresa y los especialistas
Se le presenta al cliente la evaluación de las oportunidades y el listado de conceptos depurados de productos y servicios. Los especialistas y la empresa trabajan juntos para seleccionar el concepto optimo. Luego se construye una estrategia para alcanzar los objetivos del proyecto.

5. Opciones estratégicas
Basándose en los conceptos depurados del negocio, se analizan los elementos ejecutivos necesarios para alcanzar exitosamente los conceptos buscados. Las opciones estratégicas son desarrolladas para las siguientes áreas: *Marketing: se incluye las características que deberán ser consideradas y cual será la mejor forma de promocionar alianzas a la compañía. Se incluye a compañías que se dirigen a los mismos grupos de clientes y como pueden actuar como sólidos socios estratégicos; *Puesta en marcha: se incluyen los recursos necesarios y procesos a completar para la puesta en marcha del negocio; *Operaciones: Se incluyen que funciones actuales y procedimientos serán requeridos para que el proyecto sea un éxito; *Financieros: Se incluye informe del caudal de ingresos, valoraciones comparables en el mercado y estrategias de salida; *Management:: Se incluye cual será el personal adicional necesario para fortalecer al equipo directivo.

6. Redacción del plan.
Basándose en las evaluaciones de las oportunidades, las opciones estratégicas y conceptos depurados, se crea un plan de negocios conciso y completo para presentar a los inversores potenciales.

7. Proyecciones financieras.
El modelo incluye pronostico de ventas para cada unidad de ingresos junto con sus costes fijos y variables. Un conjunto de suposiciones (por ejemplo tasas de penetración en el mercado) serán desarrolladas y revisadas. El modelo debería mostrar, entre otras cosas, cuanto capital será requerido para el inicio del proyecto, que beneficios se obtendrán, que necesidades de capital durante el plazo de implementación, y que retornos potenciales estimados recibirán los inversores. Las proyecciones financieras incluirán n años (de 3 a 5 según el horizonte temporal acotado para el proyecto) de ingresos proyectados, balances, flujos de fondos proyectados... con base mensual para los primeros 2 años y anual para los restantes.
 

Colegiada nº 5.196