Número 226 - 2ª Quincena Mayo de 2002.

Los ERP logran la máxima integración de la información en las empresas

Los sistemas integrados de gestión centran una de las sesiones de trabajo de la Escuela de Economía

Enrique Vidal, director de Calidad e Innovación de AITANA SBS, en un momento de su intervención. En la mesa, y de izquierda a derecha, Joaquín Rodrigo, vicesecretario del  COEV, y Rafael Rodríguez y Juan Vila, director de Unidad de Negocio y consultor de  AITANA SBS, respectivamente.

Con el fin de analizar qué son los ERP´s y su integración con las nuevas tecnologías, así como las ventajas de su implantación dentro de las organizaciones, la Escuela de Economía del Colegio de Economistas de Valencia, en colaboración con la empresa Aitana SBS, organizó una sesión de trabajo sobre los sistemas integrados de gestión. Celebrado el pasado día 23 de abril, el encuentro reunió a profesionales de empresas interesados en conocer los pormenores de la puesta en marcha de estos sistemas y el modo de llevarlo a cabo de la forma más adecuada.

En la primera parte de la sesión, el director de Calidad e Innovación de Aitana SBS, Enrique Vidal, destacó cómo las aplicaciones informáticas han impactado de forma determinante en la capacidad de las compañías para reducir costes y el papel de Internet en la globalización actual. Así, mientras en los años 60 ganaba la empresa que más producía; en los 70, quien más calidad ofrecía y durante los 80, se competía en precio, a mediados de los años 90, con la globalización y la llegada de Internet, se potencia la relación con el cliente y su fidelización a través del mejor servicio posible. Es decir, se ha pasado de una economía de producto a otra en la que se intenta una aproximación al cliente.

En este contexto, la posibilidad de las pymes de competir frente a las grandes multinacionales radica en lograr unas condiciones de igualdad en lo que a sistemas de información se refiere, ya que es algo accesible a todas las organizaciones. Si bien es imposible que la pequeña y mediana empresa se aproxime a la gran corporación en aspectos como el volumen de ventas, el número de empleados, la implantación geográfica, la capacidad financiera, la estructura organizativa, los presupuestos de marketing o la inversión en I+D, es injustificable que existan diferencias en los sistemas de información. Además es posible competir en otros parámetros como proximidad al cliente, flexibilidad o creatividad.

El ponente apuntó a la necesidad de las pymes españolas de buscar, en el entorno actual, un estándar de mercado que permita la máxima integración de la información y de los recursos. Mucho más, cuando informes como el elaborado por Sedisi (Asociación Española de Empresas de Tecnologías de la Información), en el que se compara a países de la OCDE, revelan los bajos niveles de utilización del comercio electrónico por parte de las empresas de nuestro país. Entre las causas de este desajuste se encuentran la poca adecuación de los productos, el mercado insuficiente, la falta de conocimiento por parte de las organizaciones y el miedo al fraude que pervive en las transacciones comerciales.

Ventanilla abierta
Ante el objetivo de lograr una gestión integrada de la información para que las empresas no se queden fuera en este nuevo entorno globalizado, el responsable de Aitana aludió a la nueva generación de ERP´s, que integra a clientes y proveedores a través del comercio electrónico, como solución a los problemas de unificación de criterios. Estos sistemas permiten realizar todas las operaciones basadas en un dato único, además de integrar totalmente los procesos.
 

Un centenar de economistas siguieron con interés la Sesión de Trabajo sobre Sistemas  integrados de gestión y nuevas tecnologías, celebrada el pasado 23 de abril con la  colaboración de AITANA.

Si bien el ERP está preparado para empleados internos, es decir, con un lenguaje habitual de la empresa, los clientes y proveedores interesados pueden acceder ahora a parte de esa misma información de forma sencilla a través de la Red. Además, existen canales de acceso alternativo para distintas audiencias: proveedores, consumidores finales, etcétera.

Como ventajas de la implantación de un ERP, Enrique Vidal resaltó: la estandarización de los procesos de la empresa, la integración de operaciones y datos, la mejora de los procedimientos; la optimización de stocks y la cadena de suministro; la mejora de la flexibilidad a las demandas de negocio; la productividad en el conjunto de tareas administrativas y ser un punto de partida para estrategias de globalización.
 
 

Sin embargo, el ponente indicó que, aunque la inversión en software es necesaria para la implantación de un ERP, ésto no es suficiente, ya que, además, las empresas deben adoptar cambios en la forma de hacer negocios. “Si se utiliza el ERP para mejorar la forma de recibir pedidos, fabricar productos, servir a los clientes y facturar, la empresa podrá ver el valor del software. Si simplemente se instala el software sin cambiar los modos de trabajo, no se obtendrá ningún valor. Incluso, el nuevo software podría ralentizar los procesos de la empresa, al reemplazar herramientas bien conocidas”, matizó.

Asimismo, hay que definir un único sistema que conecte a clientes y proveedores con el proceso de negocios de la empresa para garantizar la integridad total de todos los recursos. Conectar dos sistemas diferentes sólo puede aumentar los costes y producir errores.

Dado que la Red hace más difícil conocer el nivel de satisfacción del cliente, al desaparecer la fuerza de ventas y no existir la capacidad de análisis, Vidal se refirió a la gestión de la relación de los clientes a través de CRM. Esta estrategia permite estandarizar conocimientos, relacionarlos, así como analizar, definir tendencias, automatizar acciones y medir la eficiencia. Asimismo aludió a la utilidad del Data Warehouse, bases de datos que transforman los datos operacionales almacenados en los ERP´s en información útil.

Para finalizar su intervención, el responsable de Calidad de Aitana SBS recalcó que la iniciativa de implantar cualquiera de estos sistemas integrados de gestión debe partir de gerencia y requiere un compromiso firme por parte de ésta.

Selección de un ERP
En la segunda parte de la sesión de trabajo, el director de Unidad de Negocio de ERP de Aitana, Rafael Rodríguez, analizó los elementos básicos que debe valorar una organización a la hora de implantar un ERP. Dado que se trata de un proceso complejo, al requerir la colaboración de todos los departamentos de la empresa, la adopción con éxito del sistema dependerá de la capacidad de la dirección, así como del implantador del mismo.

La necesidad lleva a las organizaciones a adoptar un ERP, por lo que su rentabilidad ni siquiera se plantea. Entre las razones que motivan un cambio en el sistema de información, Rodríguez, apuntó al crecimiento de la organización por encima de la cobertura de su sistema de información y a deficiencias en el sistema existente. Por ello, de lo que se trata es de obtener el mejor sistema con el menor coste posible.

Como claves a la hora de seleccionar un ERP, el ponente señaló la importancia de valorar tres aspectos fundamentales: el fabricante, el implantador y el producto. En primer lugar, el fabricante es fundamental, sobre todo porque en España los estándares vienen de fuera, principalmente del centro y norte de Europa y de Estados Unidos. Por tanto, habrá que investigar si tiene solidez financiera; el número de instalaciones; la calidad del Código; sus canales de distribución (cómo pone su producto en el mercado) y los compromisos con el producto, es decir, si va a invertir más en él o no.
 
 

En un segundo término, la empresa deberá tener en cuenta el implantador. En opinión del responsable de Aitana, deberá exigírsele experiencia y metodología, es decir, que todos los procesos estén integrados. Y como último punto y más importante, tendrán que valorarse los productos existentes en el mercado para poder seleccionar el más adecuado a nuestra organización. En el momento de elegir un ERP habrá que fijarse en la funcionalidad, es decir, si sirve para resolver mis problemas. También se consideran de gran importancia las posibilidades que posea de personalización y adaptación a las pymes, las facilidades de uso para todos los usuarios y la tecnología implícita.

Según Rafael Rodríguez, existen dos tipos de ERP desde el punto de vista de funcionalidad financiera: para grandes corporaciones (de Nivel 1) y para organizaciones menores (High End y Beginning ERP). En esta última categoría destaca Navision Axapta, ERP distribuido por Aitana. Entre los problemas que existen en la adopción de un ERP destaca que no permite la adaptación al 100% en ambos sentidos, por ello se recomienda que se realicen los menores cambios posibles, ya que a medida que aumentan las adaptaciones del ERP, menor es la capacidad de mantenimiento.

Pero, dado que ciertas modificaciones son necesarias, el producto debe ser capaz de hacer desaparecer la funcionalidad que no es necesaria, ofrecer la capacidad de multi-idioma para poder mantenerlo y de personalizaciones mediante un sistema de estructura de capas.

Para completar la sesión de trabajo, el consultor de ERP de Aitana, Juan Vila, realizó una demostración práctica del funcionamiento de Navision Axapta y de cómo su implantación puede contribuir a la toma de decisiones dentro de la empresa.