Número 238 - 1ª Quincena Enero de 2003.

Las obligaciones formales en el IVA

(*) Pilar Diana

Este artículo desarrolla el contenido de una de la sesiones del Curso El Impuesto sobre el Valor Añadido, en el que se analizaron los últimos criterios administrativos y jurisprudenciales que contribuyen a la correcta interpretación de la normativa vigente. El cumplimiento de las obligaciones formales en el IVA cobra especial trascendencia en la liquidación del impuesto constituyendo una condición necesaria para que los sujetos pasivos del impuesto puedan ejercitar los derechos que tienen reconocidos. El curso, organizado por la Escuela de Economía del COEV, tuvo como ponente a Vicente Tierno Sepúlveda, vocal del Tribunal Económico Administrativo Regional de Valencia.

Obligaciones:
1)  El sujeto pasivo del impuesto debe presentar declaraciones relativas al comienzo, modificación y cese de las actividades; si  descuida esta obligación  puede ocasionar  posteriormente problemas, como  por ejemplo, la falta de la declaración de inicio de actividad puede acarrearnos posteriormente la no deducibilidad de determinados IVA, que nos llevaría a tener que utilizar la vía del recurso, para poder ejercer dicho derecho, con el consiguiente atraso en el ejercicio del derecho. Cuando hay bajas en la actividad y por olvido no se presenta el modelo de baja en el censo, se producen requerimientos,  ya que ante la Administración se sigue obligado a la presentación de las declaraciones.
2)  Solicitar de la Administración el número de identificación fiscal,  comunicarlo y acreditarlo en los supuestos que se establezca.
3) Expedir y entregar factura o documentos equivalentes de sus operaciones y conservar duplicado de los mismos.
4) Llevar la contabilidad y los registros establecidos.
5) Presentar trimestralmente si procede, información relativa a las operaciones económicas con terceros. Dicha declaración resume las  operaciones intracomunitarias tanto de entregas como de adquisiciones, modelo 349 .
6) Presentar las autoliquidaciones correspondientes e ingresar su importe, si procede.
7) Nombrar un representante a efectos del cumplimiento de las obligaciones cuando se trate de sujetos pasivos no establecidos en la comunidad.

Obligaciones en materia de facturación
1) En los supuestos de inversión del sujeto pasivo y adquisiciones intracomunitarias de bienes, se unirá al justificante contable de cada operación, un documento que contenga la liquidación del impuesto. Autofactura.
2) Las facturas recibidas, los justificantes contables, las autofacturas y los duplicados de las facturas emitidas, deberán conservarse durante el plazo  de prescripción del impuesto, salvo cuando las adquisiciones por las cuales se haya soportado cuotas del impuesto estén sometidas  a un período de regularización debiendo conservarse en ese caso durante dicho período y cuatro años más.
3) Cuando no es obligatorio expedir factura, sustituyéndose por tickets:
• Las realizadas por los sujetos pasivos del IVA a los que les sea aplicable el Recargo de Equivalencia.
• La utilización de autopistas de peaje.
• Algunas operaciones exentas del art. 20.
• Las realizadas por sujetos pasivos del IVA en el desarrollo de actividades en régimen especial simplificado, exceptuando las transmisiones de activos fijos.

Contenido de las facturas
- Número, y en su caso, serie siempre correlativa.
- Nombre, apellidos, o denominación social, número de identificación fiscal y domicilio tanto del expedidor como del destinatario.
- Descripción de la operación y contraprestación total.
- Lugar y fecha de emisión.
- Se deberá expedir y entregar factura por los pagos anteriores a la realización de la operación.
Hay que tener en cuenta que el incumplimiento de los requisitos formales en las facturas no provocan la pérdida del derecho a deducir, sino simplemente impiden el ejercicio de tal derecho; siendo algunos de los errores subsanables. Cuando se proceda a la rectificación de las facturas, el sujeto pasivo puede ejercitar el derecho a la deducción en las declaraciones que presente en ese momento, siempre que no haya transcurrido el plazo de cuatro años.

Momento de emisión
Las facturas o documentos sustitutivos han de emitirse en el mismo momento de realizarse la operación, no obstante, cuando el destinatario sea un profesional o empresario, la factura puede ser emitida dentro del plazo de 30 días a partir de ese momento. Ahora bien, el IVA devengado deberá ingresarse en el momento del devengo.

Originales, duplicados y copias
Los empresarios y profesionales sólo pueden expedir un original de cada factura o documento sustitutivo.
Es admisible la expedición de duplicados de los originales, con la misma eficacia que estos, siempre que conste en ellos la expresión duplicado.

Rectificación de las facturas
Los empresarios o profesionales deben rectificar las facturas o documentos sustitutivos o equivalentes cuando se dé alguno de estos supuestos:
1. Incorrecta fijación de las cuotas repercutidas.
2. Cuando se hayan producido circunstancias, que conforme a la ley del IVA (art.80), den lugar a la modificación de la base imponible del impuesto:
3.- El importe de los envases y embalajes susceptibles de reutilización que hayan sido objeto de devolución.
4.- Los descuentos y bonificaciones otorgados con posterioridad al momento en que la operación se haya realizado, siempre que esté debidamente justificado.
5.- Cuando, en virtud de resolución firme, judicial, o administrativa o con arreglo a los usos del comercio, las operaciones queden sin efecto, total o parcialmente, o se altere el precio después del momento en que la operación se haya efectuado.
Puede hacerse siempre que no hayan transcurrido cuatro años a partir del momento en que se devengó el IVA correspondiente o desde la fecha en que se hayan producido las circunstancias que motiven la modificación de la base imponible.
El momento es inmediatamente después de advertirse la circunstancia que lo motiva. El modo es mediante la emisión de una factura o documento con los datos identificativos de las iniciales y la rectificación realizada; debe establecerse un número especial de numeración.
No procede la rectificación de las cuotas impositivas  repercutidas en los siguientes casos:
1) Cuando la rectificación no esté motivada  por las causas previstas en el art.80 de la ley (cuando queden sin efecto las operaciones gravadas por resolución firme judicial o administrativa con arreglo a derecho, cuando los créditos correspondientes a las cuotas repercutidas por las operaciones gravadas sean total o parcialmente incobrables con una serie de requisitos…), implique un aumento de las cuotas repercutidas y los destinatarios de las operaciones no actúen como empresarios o profesionales del impuesto, salvo en los supuestos de elevación legal de los tipos impositivos.
2) Cuando sea la Administración Tributaria la que ponga de manifiesto a través de las correspondientes liquidaciones, cuotas impositivas devengadas y no repercutidas mayores que las declaradas por el sujeto pasivo, siendo la conducta de este constitutiva de infracción tributaria.

Conservación
Los empresarios y profesionales han de conservar las copias de las facturas o documentos sustitutivos, expedidas por ellos o por su cuenta,  durante el período de prescripción del derecho de la Administración para determinar las deudas tributarias de las operaciones que recoja.
Cuando las facturas recibidas se refieran a adquisiciones por las cuales se haya soportado cuotas de IVA, cuya deducción esté sometida a un período de regularización, deben de conservarse durante su correspondiente período de regularización y los cuatro años siguientes.

Documentos sustitutivos de las facturas
1) Los recibos acreditativos del reintegro de las compensaciones en el régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca.
2) Los documentos que contengan la liquidación del impuesto a emitir, cuando exista inversión del sujeto pasivo, adquisiciones intracomunitarias o renuncia a la exención en las operaciones del régimen especial del oro de inversión
3) Los talonarios de vales y los tickets en las operaciones siguientes y cuando su importe no exceda de 3.005,06 euros.
- Ventas  al por menor, esto es, cuando el destinatario no actúe como empresario o profesional, sino como consumidor final de aquellos.
- Ventas o servicios en ambulancia.
- Ventas o servicios a domicilio.
- Transporte de personas y sus equipajes.
Deberán contener, número y, en su caso, serie (la numeración será correlativa).
Número de identificación fiscal del expedidor; tipo impositivo o expresión IVA.
Incluido; contraprestación total.

Obligaciones de llevanza de libros registro
Los sujetos pasivos del Impuesto están obligados a llevar los libros registros establecidos:
1) Libro Registro de facturas emitidas.
a) Se registrarán las facturas emitidas por operaciones realizadas, así como las exentas y las de autoconsumo.
b) Debe constar por cada factura la fecha, destinatario, base imponible, tipo impositivo y cuota repercutida.
c) Se podrán registrar asientos resúmenes en los que se hará constar la fecha, número, base imponible global, tipo impositivo y la cuota global de facturas numeradas correlativamente y expedidas en la misma fecha, cuyo importe total conjunto (IVA incluido) no exceda de 2.253,80 euros.
d) Se podrá anotar una misma factura en varios asientos correlativos cuando tributen a distintos tipos impositivos.
e) También deberán registrarse las autofacturas.
2) Libro Registro de facturas recibidas.
a) Se registrarán las facturas recibidas y documentos de aduanas, así como las autofacturas por operaciones realizadas, incluídas las exentas y las de autoconsumo.
b) Debe constar por cada factura el número de recepción, la fecha, nombre y apellidos, base imponible, tipo impositivo y cuota.
c) Se podrán registrar asientos resumen de las recibidas en la misma fecha, siempre que las facturas sean de importe inferior a 450,76 euros, y en conjunto inferior a 2.253,80 euros, en los que se hará constar los números de las facturas recibidas asignados, la suma global de la base imponible y la cuota impositiva global.
d) Se podrá anotar una misma factura en varios asientos correlativos, cuando tributen a distintos tipos impositivos.
3) Libro Registro de bienes de inversión.
a) Deberán llevarlo los sujetos pasivos con regularización de las deducciones por bienes de inversión.
b) Se registrarán individualmente los bienes calificados como de inversión.
c) Se anotará por cada bien la fecha de comienzo de su utilización, prorrata anual definitiva y la regularización anual, si procede, de las deducciones.
4) Libro registro de determinadas operaciones intracomunitarias.
a) Se registrarán las transferencias hacia nuestro país y hacia el exterior.
b) No se registrarán las entregas intracomunitarias, que se hará en el Libro Registro de Facturas Emitidas, ni las adquisiciones intracomunitarias, que se hará en el Libro de Facturas Recibidas.
 

(*) Colegiada nº 3.225