Número 122 - 2ª Quincena Junio
1997.
Número 122 - 2ª Quincena Junio
1997.
(*) Rafael Ramos
Durante el pasado mes de abril, tuvo lugar el Curso sobre Gestión de Tesorería y Negociación Bancaria, organizado por la Escuela de Economía, e impartido por Antonio Aynat, economista, consultor, socio de Tormo, Aynat y Asociados. Básicamente, el objetivo del curso era expresar la importancia de la información en la toma de decisiones del Tesorero, tanto decisión del día a día, como de corto y medio plazo, así como conocer los instrumentos y métodos necesarios para dicha toma de decisiones, sin olvidar la importancia de la negociación bancaria en todo el proceso.
El mundo de la Tesorería ha evolucionado en los últimos años aunque en menor medida que otras áreas de la empresa. Esto puede ser debido a múltiples razones, aunque tal vez la más importante sea que no se ha valorado la importancia real de esta área que podría reportarnos importantes ahorros financieros cuando poseemos la información necesaria y actuamos con coherencia. Al igual que para otras áreas de la empresa se han creado y perfeccionado importantes programas informáticos, a la Tesorería se le ha tenido un poco en el olvido. A lo largo de este artículo vamos a exponer los puntos básicos para afirmar que invertir tiempo y dinero en el Departamento de Tesorería puede resultar bastante rentable.
El sistema de información que tenga organizado la empresa va a ser una de las piezas angulares del Tesorero. Debemos tener claro que si no hacemos nada, ninguna gestión de Tesorería, estaremos especulando con el dinero de la empresa.
Para poder empezar a trabajar en Tesorería debemos partir de unos presupuestos, que a su vez plasmarán la política de actuación de la empresa. Por tanto esos presupuestos, que habrán salido del consenso entre la dirección de la empresa y los distintos departamentos de la misma, van a servir para iniciar el trabajo del Tesorero, ya que a partir de ellos, deberá de obtener el CFAD (Cash Flow antes de decisiones), que es el resultado de llevar todos los cobros y pagos presupuestados de la empresa a sus respectivos vencimientos, y con ello poder ver la viabilidad financiera de esa política plasmada en los presupuestos.
Posteriormente, y en vista del CFAD deberemos estudiar las necesidades de financiación e inversión que tiene la empresa durante el período presupuestado (normalmente un año), y será en ese momento en el que cobra gran importancia la relación banco-empresa. El banco nos financiará los períodos en que la empresa necesite liquidez y nos remunerará los excesos de liquidez momentánea. Para ello, se habrá producido una negociación bancaria a la que posteriormente nos referiremos, en la que tendremos unas condiciones determinadas.
En todo el proceso comentado anteriormente, desde la obtención del presupuesto hasta la toma de decisiones, es primordial que desde todos los departamentos de la empresa fluya la información hacia el tesorero, para que éste pueda tomar las decisiones con conocimiento de causa, y para que pueda haber un seguimiento del Cash Flow. La importancia de poseer unos presupuestos es fundamental puesto que, es la información de partida del Tesorero, y siempre es preferible tener un mal dato que no tener nada.
Posteriormente ya tendremos tiempo a lo largo del año para ir analizando las variaciones en los presupuestos y obtener las explicaciones de dichas desviaciones de cada departamento responsable. Si la información le llega al tesorero con rapidez, éste tendrá tiempo suficiente para recomponer su situación y adoptar la decisión más adecuada, pero si no es así, tal vez se tome una decisión precipitada e incluso perjudicial para la empresa. Veamos un ejemplo:
El responsable del departamento de compras de la empresa "A", realiza un pedido en enero de 100 millones de ptas. (doble del importe presupuestado) al proveedor "X", que debemos pagar a 90 días. Durante todo el proceso pedido-albarán-factura, nadie informa al tesorero de esta desviación en el presupuesto, que no se detecta hasta que no se contabiliza la factura, que puede ser 15 días antes del pago o incluso con posterioridad al mismo. Si en el mismo momento de realizarse el pedido se hubiera informado al tesorero, éste hubiera tenido 90 días para reaccionar, mientras del otro modo se encuentra con tan sólo 15 días, o incluso se enterará por el banco de dicha desviación.
Otro punto de apoyo informativo al Tesorero deben de ser los bancos que tienen que tender a mejorar la calidad y rapidez de su información, no siendo suficiente normalmente con la suministrada con el home banking. También habrá que tener en cuenta que trabajar con muchos bancos es un coste de oportunidad por no tener en determinados momentos el dinero donde se debería.
Básicamente, los objetivos del Tesorero deben ser en primer lugar asegurar la liquidez de la empresa, no se trata de especular con el dinero de la misma, sino de tomar las decisiones de financiación e inversión necesarias en cada momento. Al mismo tiempo, deberemos intentar maximizar el resultado financiero de la empresa, algo que normalmente perseguimos tras los mayores componentes de coste, cuando deberíamos centrarnos en los componentes de nuestra cuenta de resultados con mayor beneficio potencial.
Respecto a la toma de decisiones que debe llevar a cabo el Tesorero, deberíamos resaltar en un primer momento la importancia de tener toda la información necesaria como se ha comentado anteriormente, pero cabe resaltar que la Tesorería son grandes números, y al Tesorero no le interesa el detalle, o si hoy se debe pagar al proveedor "X" o "Z". Ya será la contabilidad la que posteriormente analice y registre todo el detalle de pagos y cobros.
Por otra parte, hay que tener en cuenta que en Tesorería nos encontramos ante un análisis dinámico, no podemos realizar un análisis individualizado de determinado instrumento de pago o cobro, sino que la Tesorería es un todo, donde deberemos tener en cuenta todos los factores de coste, tanto objetivos como subjetivos, y todos los instrumentos al mismo tiempo. Un ejemplo de ello es que si nosotros utilizamos el descuento de efectos, también deberemos estudiar los posibles impagados y el coste que va a suponer la gestión de cobro. Para ello, deberemos de utilizar las hojas de cálculo y los programas específicos de Tesorería aunque todavía falte perfeccionarlos, ya que van a ser fundamentales a la hora de la toma de decisiones y de ver las distintas posibilidades con la que se encuentra la empresa.
Respecto al análisis del día a día y de las decisiones a tomar respecto a todo el tema bancario, deberemos de tener en cuenta que las decisiones hay que tomarlas a primera hora de la mañana, puesto que a partir de las doce de la mañana los bancos van a aplicar fecha valor del día siguiente, con lo cual toda posible ventaja de una decisión acertada puede perderse totalmente. Por ejemplo, si queremos traspasar determinado saldo de un banco a otro para hacer frente a un pago de ese día o el siguiente, la posible ventaja de esa operación se desvanece al realizar la operación después de dicha hora.
En resumen, la toma de decisiones en el área de Tesorería la vamos a basar en una información suficientemente actualizada, así como en los medios técnicos para poder procesar dicha información, que serán programas informáticos que nos darán las diferentes alternativas que poseamos, determinando el Tesorero la más adecuada.
Para que el Tesorero pueda realizar correctamente sus funciones, debe descargarse a éste determinadas funciones que históricamente se le han asignado. La función principal del Tesorero debe ser la toma de decisiones relativas a asegurar la liquidez de la empresa y a maximizar el resultado financiero.
El Tesorero no debe ser un mero contable de bancos, que se limita a contabilizar movimientos bancarios de los treinta bancos de la empresa, y que nunca tiene una visión real del saldo bancario y de la situación de la empresa. Tampoco debe ser el encargado de la caja de la empresa, que al mismo tiempo genera multitud de apuntes contables, y que por otra parte con los actuales sistemas de cobro y pago no tiene ninguna razón de ser.
El Tesorero debe tener tiempo suficiente para la toma de decisiones y conocer la situación financiera real de la empresa. Al mismo tiempo, debe desligarse del departamento de contabilidad, puesto que en contabilidad se están registrando las operaciones del pasado, mientras que el Tesorero debe realizar una gestión financiera a futuro, teniendo un perfecto conocimiento del presente.
La organización administrativa ideal nos conduce a una Tesorería sin papeles, puesto que en la era de la informática y de Internet debemos evitar la burocratización de las empresas y la multitud de papeles, fotocopias y xerocopias que se generan en la actualidad. Al mismo tiempo es fundamental la informatización global de la empresa que permita un flujo de información evitando duplicidad de tareas, y proporcionando la información en el más breve plazo posible. Con respecto al circuito de pagos, sería ideal un control del gasto en base al presupuesto y no en el momento de la contabilización.
El último aspecto fundamental en la Gestión de Tesorería, aunque no por ello menos importante, es la Negociación Bancaria. Debemos entender la relación con el banco como la de cualquier otro proveedor o cliente, y por tanto debemos controlar las condiciones bancarias pactadas, como controlamos las mercancías enviadas por un proveedor con respecto al pedido o la factura. Ahora bien, dicha relación con el banco deberemos revisarla periódicamente por medio de la Negociación Bancaria.
Un paso definitivo en dicha negociación es la preparación de la misma. Si el Tesorero va con la única finalidad de obtener una reducción del tipo de interés del descuento por ejemplo, puede que lo obtenga, pero a cambio, el banco le aplicará unos gastos mayores vía comisiones, valoraciones, etcétera. Por ello, la preparación de dicha negociación es fundamental. Esta preparación se basará en cuatro aspectos claves:
- Fijar el objetivo de la gestión financiera. Básicamente serán maximizar el resultado financiero y asegurar la liquidez de la empresa.
- Análisis de las necesidades. En función de los presupuestos estimaremos nuestras necesidades de los diferentes instrumentos financieros.
- Cuantificación. Valoraremos las distintas opciones de entidades financieras que puedan ofrecernos sus servicios. Para ello, a cada banco que le interese trabajar con nosotros le pediremos que nos rellene una ficha de condiciones donde podamos ver todas las condiciones financieras que nos aplicará. El método más adecuado para valorar los distintos bancos es el de la Taya Bancaria, que posteriormente ampliaremos.
- Valoración de la relación histórica. También deberemos valorar el apoyo en determinados momentos de dificultad o el grado de cumplimiento de las condiciones, así como otros aspectos subjetivos que también deberemos tener en cuenta.
El método de la Taya Bancaria se basa en determinar el mapa bancario óptimo, y ver dónde tenemos el mayor beneficio potencial en la negociación, tanto en qué bancos como en qué condiciones determinadas de cada banco. Este beneficio potencial viene obtenido por la diferencia entre el resultado óptimo (con la distribución del negocio de la empresa en el mapa bancario óptimo) y el resultado mínimo (derivado de aplicar las mejores condiciones de cada instrumento a la distribución óptima bancaria).
En definitiva, un Tesorero en su evolución en la materia va a pasar por una serie de etapas en las que se va mejorando en función de la información obtenida. En una primera etapa, el Tesorero se limitará a comparar TAEs o tipos de interés de los distintos instrumentos financieros. En la siguiente fase estaríamos en la Tesorería saldo cero o negativo, donde se considera que es mejor trabajar siempre con pólizas de crédito que mantener saldos ociosos durante todo el año en cuentas corrientes. Con esta evolución va mejorando la gestión del Tesorero, conforme tiene en cuenta más variables y la interrelación entre todas ellas.
Concluyendo, el sistema de información de que se provea el Departamento de Tesorería, va a ser la clave para poder analizar la situación real de la empresa, y cuantas más variables seamos capaces de analizar, mejor será nuestra toma de decisiones.
(*) Miembro del COEV
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