Número 134 - 1ª Quincena Febrero 1998.  
El Modelo de Costes “ABC”

Las nuevas tendencias en el campo de la gestión empresarial abogan por la incorporación de Modelos de Gestión Basados en las Actividades “ABC”, como solución a los problemas que conlleva la aplicación de los modelos de costes tradicionales. Sin embargo, el diseño e implantación de dichos modelos de gestión, requiere una metodología que no suele estar al alcance de los profesionales por varios motivos: la ambigüedad de los conceptos ligados a dichos sistemas, la falta de una metodología concreta para desarrollarlos y la ausencia de herramientas informáticas basadas en las mismas.

Este artículo, analiza dichos modelos de gestión que fueron impartidos en el curso organizado por la Escuela de Economía, por Salvador Vercher, economista consultor de empresas.


En la organización empresarial actual, caracterizada principalmente por la automatización, la reducción considerable en los plazos de entrega, la clidad, la satisfacción del cliente y la optimización del coste entre otros, en la que la planificación y el control son vitales para la supervivencia de la Empresa en un entorno difícil, el Modelo de Costes por Actividades “ABC” se presenta como herramienta útil de análisis del coste y seguimiento de actividades, factores éstos de vital importanca para el desarrollo y resultado final de la actividad empresarial.

El sistema de Costes Basado en las Actividades “ABC”, es un modelo que permite la asignación y distribución de los diferentes costes indirectos, de acuerdo a las actividades realizadas, pues son éstas las que realmente generan costes; este sistema nace de la necesidad de dar solución a la problemática que presentan normalmente los costes estándar, cuando no reflejan fielmente la cadena de valor añadido en la elaboración de un producto o servicio determinados, y por lo tanto no es posible una adecuada determinación del precio.

Como ya se mencionó, el modelo de costes “ABC” asigna y distribuye los costes indirectos conforme a las actividades realizadas en el proceso de elaboración del producto o servicio, identificando el origen del coste con la actividad necesaria, no sólo para la producción sino también para su distribución y venta; la actividad se entiende como el conjunto de acciones que tiene como fin el incorporar valor añadido al producto a través del proceso de elaboración. Complementando la definición de actividad, debe mencionarse que el Modelo “ABC” se basa en que los productos y servicios consumen actividades, y éstas a su vez son las generadoras de los costes.

Para la correcta definición de una actividad es necesario:

- Tener clara y totalmente identificados el consumo de factores relacionados con la misma.
- Tener claro el objetivo final (producto o servicio).
- La existencia del vínculo entre factores onsumidos y producto o servicio obtenido (unidad de actividad).

Existen dos clases de actividades, principal si con ella se incorpora valor añadido a la materia prima, o auxiliar cuando no lo realiza, es el caso del mantenimiento de las instalaciones, que aunque no interniene en forma directa en la transformación de materiales, es necesario para su realización.

El  modelo de costes “ABC” proporciona un análisis de costes por actividades que se pueden agrupar en diferentes niveles de causalidd, según el consumo de actividades necesario para la obtención de productos y servicios:

- Actividades a nivel unitario, se consumen e imputan en relación directa al volumen de producción (materia prima, mano de obra directa).

- Actividades a nivel de lote, son fijas respecto al número de unidades por lote y variables en relación al número de lotes (inspección de materiales, control de calidad).

- Actividades a nivel de sostenimiento del producto, hacen referencia a las realizadas para la mejora de procesos de fabricación y utilidades finales del producto o servicio.

- Actividades a nivel de sostenimiento del cliente, son las encaminadas a satisfacer las necesidades del consumidor como mínimo en la venta y postventa.

- Actividades a nivel de sostenimiento de la estructura general.

Partiendo de que el modelo de costes “ABC” tiene como fundamento el que los recursos consumidos por las actividades son el origen del coste de éstas, mientras el de los productos y servicios proviene de la demanda de las actividades requeridas para su fabricación y comercialización, y definiendo el “ABC” como un sistema de cálculo de costes de desarrollo, producción y comercialización de productos o servicios, que proporciona información detallada y fiel sobre el uso de recursos y costes, permitiendo el análisis detallado de la cadena de valor mediante la definición de actividades y el análisis del vínculo existente entre factores consumidos y producto final obtenido, es necesario establecer la diferencia entre recursos utilizados en el proceso de elaboración y distribución y los recursos disponibles de la empresa, éstos últimos utilizados con bastante frecencia en la elaboración de informes y estados financieros.

Según lo mencionado, la diferencia entre el coste de actividad disponible y el de la efectivamente usada nos proporciona el coste del exceso de capacidad de la empresa en un momento determinado:

Cte. Act. Disponible = Cte. Act. Usada + Cte. Exceso de Capacidad

entonces,

Cte. Exceso de Capacidad = Cte. Act. Disponible - Cte. Act. Usada.

por cada actividad y período de la empresa.

Con base en lo anterior, el modelo de costes “ABC” establece una importante diferencia entre los informes financieros basados en la disponibilidad de recursos en un período específico y los de gestión elaborados en base a costes por actividades, que como ya se ha mencionado, proporcionan información detallada sobre cantidad y coste de actividades en un período determinado.

Es conveniente aclarar que en el “ABC”, los costes correspondientes a I+D de nuevos productos y a la subactividad, no son tenidos en cuenta en la asignación y distribución que realiza pues, no forman parte del conjunto de actividades necesarias para el diseño, elaboración y comercialización del producto o servicio; estos costes por el contrario, serán origen de costes futuros en el caso de I+D y costes del período en casos de subactividad.

Este modelo de costes concede especial importancia al concepto de subactividad, haciendo énfasis en su valoración e impacto en el resultado final de la empresa, y entendiéndola como el conjunto de costes fijos no absorbidos por la capacidad productiva real.

Mediante la asignación de costes por actividades se obtiene un coste más detallado del producto de manera que es fácil incidir en cualquiera de sus componentes para conseguir un manejo eficiente y óptimo de recursos, costes, consumos, así como el análisis de actividades y su rentabilidad a fin de poder determinar las verdaderamente necesarias y de las que se puede prescindir.

Aparte de las actividades como elemento fundamental del modelo de costes “ABC”, está el vínculo que existe entre los factores consumidos en el proceso de elaboración y el producto obtenido, este vínculo se denomina Unidad de Actividad, es la medida de las actividades y de su correcta definición y aplicación depende la fiabilidad de la información suministrada por el “ABC”. Para costes relacionados con organización de la producción, la unidad de actividad será la que mejor refleje la relación coste del consumo/producto obtenido.

La imputación de costes indirectos que realiza el modelo de costes “ABC” está basado en la desagregación de actividades que consumen recursos y que traslada sus costes a los productos o servicios por medio de las unidades de actividad definida.

A continuación se describen brevemente las diferentes etapas para la imputación de los costes indirectos por actividades, según el Modelo “ABC”:

1ª.- Localización de costes en los centros, establece los diferentes conceptos de coste (personal, financieros, transportes, etcétera) por cada centro (compras, prducción, administración, etcétera).

2ª.- Identificación y definición de actividades por centro, en esta etapa deben considerarse sólo aquellos centros que intervienen directamente en la elaboración del producto o servicio (compras, producción, distribución, etcétera) y cuyo coste se asigna por actividades, los centros cuyo coste no es asignable de esta forma, administración por ejemplo, serán considerados posteriormente.

3ª.- Asignación de costes a las actividades identificadas en cada centro, distribuye los costes localizados en la primera etapa por cada actividad definida en la segunda.

4ª.- Definición de las unidades de actividad, según la actividad que se trate se definirá su unidad. de manera que refleje de la mejor manera la relación entre el consumo de materiales y el producto o servicio obtenido.

5ª.- Asignación de costes a las actividades, en base a la cantidad de unidades de actividad consumidas para la elaboración del producto o servicio.

6ª.- Asignación de costes directos a los productos.

7ª.- Determinación del coste final, o traslado a los productos o servicios el coste de las actividades, ya sea en forma total, por lote o por unidad.

En cuanto a la determinación del coste final, se debe tener presente aparte del coste de las unidades de actividad, el coste de la distribución de los productos y servicios vendidos, que debe ser repercutido solamente sobre éstos.

Como conclusión se puede decir que el modelo de costes “ABC” es la herramienta más adecuada para el análisis, distribución y asignación de costes por actividades, en un entorno empresarial en el que las nuevas tecnologías, el mercado y los ciclos de vida de los productos han dado lugar a una organización de la producción de bienes y servicios orientada al consumidor final y en el que la empresa debe tener una visión global e integrada de las actividades que realiza, tales como diseño, ingeniería, producción, marketing, ventas, servicio postventa, entre otras.

El nuevo diseño de los centros de fabricación que permiten reducir los plazos de fabricación, la tendencia a reducir considerablemente los inventarios de productos terminados y en proceso, la optimización de la calidad de los productos y servicios, son factores que se adaptan más y mejor al modelo de costes por actividades “ABC”, que permite el seguimiento del coste en todo momento y el análisis detallado de las actividades, que como ya se había mencionado antes, son la fuente principal del resultado empresarial.
 

(*)  Alejandro Valderrama
    Miembro del COEV

 

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