La decisión de crear una nueva empresa es una tarea que implica incurrir y asumir un cierto riesgo en relación directa a la cuantía de la inversión necesaria: medios financieros y físicos puestos en juego; y también a los medios humanos: los esfuerzos personales y profesionales empleados en dicho proceso. Y a todo lo cual habrá que añadir además, el coste de oportunidad de dichos empleos… El objeto de esta breve mención al riesgo empresarial no es el de disuadir posibles iniciativas creadoras de nuevas empresas, siempre loables por su propio espíritu innovador y por el efecto multiplicador que han de tener en el proceso de creación de riqueza, pero sí trataremos de resaltar la necesidad de no dejar malograr ciertas buenas iniciativas empresariales en su fase inicial, por la falta de una adecuada planificación técnica y financiera a corto y a largo plazo, y cómo mejor instrumentar ésta, tema del curso que comentamos.

2.- Los primeros análisis formales: del entorno y el mercado concreto ...

El punto de partida primario sería la voluntad, la nuestra, de desarrollar una idea empresarial a partir de unas ciertas capacidades personales identificadas como potencialmente generadoras de un cierto valor añadido, en alguna medida original, en el mercado destinatario, lo que representaría una oportunidad de negocio si dicha expectativa productiva se demostrara cierta, y el mercado la encajara favorable y suficientemente. Por ello, a continuación deberá realizarse un análisis del marco social y económico en el que habrá de insertarse nuestra actividad, y el producto o servicio que comercializaríamos y trataríamos de rentabilizar con la misma: desde el entorno económico general previsto por el Gobierno a corto y medio plazo (respecto a variables clave como consumo privado, inversión, I.P.C., evolución del P.I.B., etc.) fase del ciclo económico, hasta el grado de competitividad del sector en el que se desenvolvería la nueva empresa, lo que pasaría por conocer: tipos y perfiles de los segmentos existentes en el mercado, productores, rivalidades entre empresarios oferentes y competidores, dada la enorme agresividad actual de la competencia real y potencial, así como las capacidades negociadoras de proveedores y clientes, cuotas de mercado, posibilidades de productos o servicios sustitutivos, de entrada de nuevas empresas, marcas, tamaño de la oferta, canales de distribución, etc.; cada uno con su propia naturaleza y dinámica: cambios observables, necesidades satisfechas e insatisfechas, competidores aparecidos en cada segmento, evolución temporal de la estructura del mercado, etc. Para conocer tales detalles habrá de recurrirse, de entrada, a cualquier fuente de información que pueda ofrecérnoslos: publicaciones generales y especializadas, estadísticas oficiales, de asociaciones empresariales, estudios monográficos diversos, entrevistas y referencias personales, Cuentas Anuales de empresas, etc. Poco a poco será fácil "estrechar el cerco" hacia las fuentes que nos faciliten información más precisa y relevante.

Si creemos que nuestra prevista actividad empresarial encajará bien como sujeto activo en tal "escenario", estaremos dando un voto de confianza a la misma como fuerza competitiva, a la que, en consecuencia, cabrá dotar de su propia estrategia real de introducción y supervivencia en aquél. Razonando en tales términos nos habríamos incorporado, de hecho, aun sobre el papel, a un ámbito de actuación más inmediato: el mercado concreto en el que habrá de desenvolverse nuestra empresa, lo que requiere el análisis del mismo, con el detalle señalado, y la atención a los aspectos componentes de su estructura.

La actitud consecuente con la debida identificación de tales rasgos y de las variables subyacentes, es la definición previa de la situación inicial de nuestra empresa en el escenario de mercado previsto. En primer lugar, para analizar pormenorizadamente cómo encajaría en éste: asumiendo como datos el conjunto de variables externas consideradas, con sus amenazas y oportunidades, a fin de salvar las primeras y aprovechar las segundas, premisa para que nuestro proyecto empresarial pueda ser conducido hacia la detección de sus puntos fuertes, que deberán ser, en la medida de lo posible, reforzados y empleados como barreras frente a las amenazas del entorno, a la vez que como explotadores de sus oportunidades. En cambio, los posibles puntos débiles de aquél habrán de ser puestos a salvo y mejorados con el máximo esfuerzo, para reducirlos al mínimo, e incluso eliminarlos, si fuera posible.

3.- …al diseño del plan de marketing.

Este proceso, que constituye una verdadera adaptación al medio, en su sentido darwiniano, tomará una específica aplicación en la elaboración de un plan de marketing inicial, en el que consideraremos e incorporaremos objetivos propios, de tipo cuantitativo (cuota de mercado, rentabilidad, volumen de ventas, distribución, etc.) y cualitativo (imagen del producto/servicio, posición relativa, esfuerzo comercial para lograr determinado volumen de actividad, etc.). En síntesis, el plan inicial de marketing se basa en la evaluación del mercado potencial a cubrir con nuestra actividad, cuantificando la demanda previsible y los objetivos de cuota de mercado y volumen de ventas consecuente, lo que nos informará, mediante la política de precios (soportables y aplicables) correspondiente a la realidad del propio mercado, tanto de los costes directos de fabricación del producto o disposición del servicio, como de los costes de estructura, generales e inherentes a la comercialización del mismo. A su vez, la combinación aplicada entre los precios de venta, los volúmenes de ésta, con sus ingresos correspondientes, y los costes previstos para ello, nos informará de los márgenes a obtener, absolutos y relativos, pasando por la conocida determinación del umbral de rentabilidad, o volumen de ventas mínimo para cubrir la totalidad de costes correspondiente al mismo. Los beneficios que cabe suponer a partir de dicho nivel mínimo de ventas a lograr, representan la remuneración previsible por el esfuerzo y el capital empleados en nuestra actividad, en todo caso, con un gran componente de incertidumbre o riesgo, propio de todo proyecto empresarial. Tan inciertas serían las cifras a obtener, según los valores concretos de las variables implicadas, como las probabilidades de ocurrencia de las mismas, lo que no hace muy útil la aplicación de esperanzas matemáticas para su valoración… En cambio sí convendría efectuar la comparación de la remuneración a obtener, con la que cabría esperar de otra actividad y/u ocupación, para ponderar la conveniencia de abordar efectivamente nuestro proyecto empresarial, además de comprobar más detalladamente su viabilidad, en la forma propuesta a continuación.

4.- Y de los planteamientos técnicos y económicos básicos, a la planificación financiera.

Dependiendo de la complejidad de las operaciones inherentes a la ejecución del proyecto en sí, también interesará prever con anterioridad o con posterioridad al proceso recién planteado, otras dos cuestiones esenciales en aquél. En primer lugar, la planificación concreta de las operaciones: desde la definición detallada de los medios técnicos necesarios, los procesos de producción, la organización y los recursos humanos implicados, así como de los costes desglosados de cada uno de sus componentes, ajustados a la delimitación previamente definida. Ésta es una cuestión de organización e ingeniería de procesos, en su caso. En segundo lugar -y ésta ya es una cuestión propiamente económica y financiera, por lo que será en ella en la que centraremos el resto de esta exposición, además de por su vital y estratégica importancia- la determinación de la viabilidad financiera de nuestra nueva empresa, cuya debida cuantificación definirá las cifras económicas del proceso antes referido, lo que constituye propiamente la planificación financiera. El proyecto será viable, como se indicó anteriormente, si permite llevar a cabo la producción prevista, y obtener con ella un excedente económico suficiente para remunerar satisfactoriamente el capital invertido y el trabajo de su/s promotor/es, lo cual cabe determinarlo con la mayor aproximación posible (nunca con exactitud absoluta) si efectuamos previamente una rigurosa planificación, mediante un modelo coherente, y con soporte microinformático, dada la accesibilidad y facilidad de manejo actuales de tales aplicaciones. Ello se concretará, en primer término, y de acuerdo a las orientaciones obtenidas del proceso recién señalado, cuantificando los recursos materiales a emplear, como activos inmovilizados y como circulantes, necesarios para el desarrollo de la actividad empresarial prevista. A partir de dicho conocimiento, será posible determinar las de los fondos necesarios para su financiación, así como buscar sus posibles orígenes: personales, entidades de crédito, subvenciones, etc. con sus respectivos plazos de reembolso, a corto o a largo. Confrontando las partidas correspondientes, se calculará la cifra de capital circulante de explotación: diferencia entre el activo circulante y el pasivo circulante. Éste será el punto de partida para el desarrollo y proyección del devenir económico y financiero de nuestro proyecto empresarial, así como de la propia empresa, en el futuro.

De hecho, una de las primeras magnitudes que con mayor interés debe determinarse previamente será la del CAPITAL CIRCULANTE NECESARIO (C.C.N.): porción de recursos permanentes que permitirá financiar parte de los activos circulantes, de modo que no aparezcan tensiones de tesorería (compromisos de pago de difícil cumplimiento por falta de liquidez). Para el cálculo de las partidas que lo definen, habremos de realizar ciertas previsiones muy concretas, como son los plazos medios de pago, cobro, fabricación, y de almacenamiento de materiales, en el caso, más general, de una empresa industrial. Los casos más frecuentes, sin embargo, de empresas comerciales y de otros servicios, pueden tratarse como casos particulares de aquél, en los que no existe el plazo de fabricación, a sustituir por el de prestación del servicio, y sin apenas almacenamiento de artículos, en el último supuesto. En cualquier caso, se deberá reducir a mínimos dichos plazos, excepto el de pago, tarea de fundamental importancia para la gestión empresarial, pues con ello se podría aumentar la rotación de las cifras de negocio, y se podría disminuir, en consecuencia, la necesidad de saldos de activos (clientes y existencias, en su caso) a financiar. Y dado que, en última instancia, mantener dichos saldos equivale a una inmovilización de recursos financieros que, aunque se renuevan constantemente (por algo se les llama "circulante"), sus cifras deben ser continuamente financiadas, con un cierto coste, y es sabida la dificultad para obtener fondos con que financiar un nuevo proyecto empresarial … A la vez, este mismo concepto de rotación expresa su relación directa con la rentabilidad empresarial, puesto que si se obtiene un cierto margen o excedente sobre la cifra de negocio a partir de las inversiones, cuantas más veces se logre "rotar" aquellas cifras, tanto más rendimiento se obtendrá de las inversiones o fondos comprometidos para ello en la empresa, esto es: rentabilidad.

Para nuestro proyecto empresarial es de enorme interés también el obtener la síntesis o agregación de los mencionados plazos (el de pago, con signo negativo), que nos expresa, de hecho, el tiempo transcurrido desde la compra de una mercancía y su pago, hasta la recuperación de su importe mediante el cobro de la venta correspondiente, y dicho agregado es lo que se denomina "período medio de maduración financiero". Su interpretación resulta inmediata: los fondos totales comprometidos durante dichos plazos representan el montante de la inversión en circulante que deberá financiarse con recursos permanentes, propios o ajenos, para evitar tensiones de Tesorería. En todo caso, si bien la cifra del C.C.N. o teórico, de acuerdo a las variables previstas, determinantes de las necesidades financieras de la empresa, es un objetivo a lograr y a mantener a lo largo del tiempo, ceteris paribus el resto de variables, es necesario considerar que dicha cifra puede tomar dos direcciones: como inversión a financiar (caso más frecuente), o como fuente de recursos adicionales para la empresa, si fuera negativa, en cuyo caso permitiría financiar parte del inmovilizado.

Tras el comienzo y desarrollo real de nuestra empresa, y tras la constitución efectiva de cifras reales o "de hecho", a lo largo del tiempo: CAPITAL CIRCULANTE REAL (C.C.R.), surgirá otro concepto de capital importancia, directamente derivado de los anteriores: el de "necesidad" o "exceso" de C.C., como diferencia, positiva o negativa, respectivamente, entre el C.C.N. y el C.C.R., también expresable como agregación del C.C.N. y el activo fijo real, deducido el montante de recursos permanentes, o financiación básica (propia y ajena). Como gerentes empresariales, de inmediato deberemos cuestionarnos el origen de las diferencias entre ambas magnitudes, lo que, en esencia, equivale a averiguar las causas que separan la estructura financiera real de la conveniente, y que normalmente vendrán determinadas por:

a.) Saldos reales de partidas no incorporadas al cálculo del C.C.N.: deudores o acreedores no correspondientes a Clientes, Proveedores por compras, o Acreedores por gastos de explotación.

b.) Saldo real de Tesorería distinto al previsto como "norma de liquidez" recomendable.

c.) Diferencia de las cifras reales con las previstas en:

c.1.- Ventas reales, determinantes de los saldos de clientes.

Otro elemento de enorme importancia a considerar en la planificación financiera es el de "cash-flow", con dos acepciones: el económico, como agregado del resultado, amortizaciones y provisiones, y el financiero, simple diferencia entre los saldos final e inicial de la Tesorería, porque interesará analizar la diferencia entre ambos, o "Desfase financiero total", al ser indicativa de la brecha aparecida en el flujo real de Tesorería por variaciones producidas en saldos del circulante y de fijo, respecto al flujo económico de la propia Tesorería, supuestas dos condiciones: primera, que sólo hubiera habido en la empresa operaciones típicas de la Explotación, y segunda, que no hubieran variado los saldos de las partidas integrantes del C.C. En el análisis de dicho "Desfase financiero total" se diferenciará, según sus causas determinantes, tres componentes:

El instrumento por medio del que puede obtenerse la información necesaria para realizar el cálculo de dicho desfase financiero y su desglose para analizar sus causas, es el Cuadro de Financiación, normalizado en el Plan General Contable, y de obtención normalmente automática a partir del sistema contable general disponible en las empresas, mediante las correspondientes aplicaciones informáticas.

La mejor anticipación realizable de la gestión financiera empresarial, puede efectuarse sobre la base de un modelo de previsión previamente desarrollado, que constituye propiamente la PLANIFICACIÓN FINANCIERA. Para la puesta en marcha de una nueva empresa, y muy concretamente, para justificar debidamente sus solicitudes de financiación ante entidades públicas y privadas -de las que cabe obtener financiación con condiciones ventajosas, en su caso-, es fundamental presentar una adecuada elaboración, complementada por el oportuno seguimiento y análisis de los estados financieros reales, que permita informar de modo útil la toma de decisiones anticipadas y conducentes a una gestión financiera eficaz y eficiente. Con tal objetivo, el modelo presentado parte de las cifras obtenidas en el Cuadro de Financiación: excesos o necesidades de Capitales Permanentes a medio plazo, para proyectar en el tiempo las diversas variaciones previsibles en la estructura de elementos "fijos" de la empresa (Pasivo fijo, Activo inmovilizado, y Neto), y poder anticipar así los excesos o necesidades de Capitales Permanentes futuros, variables éstas determinadas por el propio modelo, desarrollado sobre la Hoja de cálculo más empleada actualmente, que permite la obtención automática de las cifras referidas desde aquellos datos de partida, así como su mejora mediante las reformulaciones oportunas.

El modelo así presentado realiza una planificación financiera basada en la información cuantitativa y cualitativa proveniente de siete áreas funcionales básicas del sistema empresarial: comercial (ventas, costes comerciales, plazo), aprovisionamiento (cargas de estructura imputables, plazo de almacenamiento), producción (materias primas, mano de obra directa, amortizaciones, costes externos, etc.), servicios generales, recursos humanos (coste horario, absentismo, etc.) dirección (inversiones previstas, fechas y plazos), y económico-financiera (porcentaje de cargas de estructura sobre ventas, de I.V.A., plazos medios de cobro y pago, etc.). Su utilidad para planificar y comprobar la viabilidad de nuestro proyecto empresarial es, pues, evidente: equivale a disponer de un "simulador" automático de los efectos económico-financieros causados por la introducción de determinados valores en determinadas variables-clave de la gestión empresarial.

Este modelo también señala la posible política financiera a instrumentar, siguiendo tres etapas:

a.) Localización y cuantificación del excedente o necesidad financiera, como diferencia entre el "cash-flow" financiero y el saldo mínimo de Tesorería informado por la norma de liquidez.

b.) Identificación de las causas de la diferencia anterior, mediante el cálculo del Desfase Financiero Total y su desagregación según las causas determinantes: de explotación, financieras, o estructurales, para realizar el adecuado análisis de las mismas.

c.) Configuración de la política financiera, mediante sugerencias de medidas correctoras posibles para los casos respectivos de excedentes o necesidades financieras, y de fijo o de circulante.

Otro indicador de gran interés para el nuevo proyecto empresarial es el "apalancamiento financiero", pues expresa el efecto positivo o negativo del aumento de la financiación ajena sobre la rentabilidad económica del negocio, informando así del efecto de aportar más o menos fondos ajenos a la misma sobre la cifra de ingresos, puesto que no debemos ignorar que aquéllos, en contrapartida, también pueden constituir una pesada carga, si los costes financieros generados son importantes. De modo que también es por ello de gran utilidad su incorporación a este modelo de gestión económico-financiera, para comprobar de inmediato los distintos efectos económicos de cada volumen de fondos aportados, y del resto de variables implicadas.