EL PAPEL DE LA PLANIFICACIÓN EMPRESARIAL
EN LA CREACIÓN DE EMPRESAS.
Alfonso PuigBas (*).
1.- La creación de una nueva
empresa: planteamientos iniciales.
La decisión de crear una
nueva empresa es una tarea que implica incurrir y asumir un cierto riesgo en
relación directa a la cuantía de la inversión necesaria: medios financieros y físicos
puestos en juego; y también a los medios humanos: los esfuerzos personales y
profesionales empleados en dicho proceso. Y a todo lo cual habrá que añadir además, el
coste de oportunidad de dichos empleos
El objeto de esta breve mención al riesgo
empresarial no es el de disuadir posibles iniciativas creadoras de nuevas empresas,
siempre loables por su propio espíritu innovador y por el efecto multiplicador que han de
tener en el proceso de creación de riqueza, pero sí trataremos de resaltar la necesidad
de no dejar malograr ciertas buenas iniciativas empresariales en su fase inicial, por la
falta de una adecuada planificación técnica y financiera a corto y a largo plazo,
y cómo mejor instrumentar ésta, tema del curso que comentamos.
El diseño de un proyecto empresarial el nuestro-
suele transcurrir a través de diversas etapas, no sólo sucesivas, con un ritmo y
cadencia basados en su lógica natural, sino también interdependientes, en el
sentido de que deben someterse a un proceso de retroalimentación: los resultados
de cada fase informarán tanto a los planteamientos de la/s siguiente/s, como al propio de
cada una, que podrá ser objeto de modificación respecto a la idea inicial, para
adecuarlo mejor a la/s realidad/es hallada/s, y hacerlo más eficaz para los objetivos
propuestos, a los que, a su vez, también cabrá aplicarles un proceso homólogo, máxime
considerando la turbulencia actual del mundo de los negocios, en el que se
presentan continuos cambios, acelerados y multidireccionales.
2.- Los primeros análisis formales: del entorno y el mercado concreto
...
El punto de partida primario sería la voluntad, la nuestra, de
desarrollar una idea empresarial a partir de unas ciertas capacidades personales
identificadas como potencialmente generadoras de un cierto valor añadido, en
alguna medida original, en el mercado destinatario, lo que representaría una oportunidad
de negocio si dicha expectativa productiva se demostrara cierta, y el mercado la
encajara favorable y suficientemente. Por ello, a continuación deberá realizarse un análisis
del marco social y económico en el que habrá de insertarse nuestra actividad, y el
producto o servicio que comercializaríamos y trataríamos de rentabilizar con la misma:
desde el entorno económico general previsto por el Gobierno a corto y medio plazo
(respecto a variables clave como consumo privado, inversión, I.P.C., evolución del
P.I.B., etc.) fase del ciclo económico, hasta el grado de competitividad del sector en el
que se desenvolvería la nueva empresa, lo que pasaría por conocer: tipos y perfiles de
los segmentos existentes en el mercado, productores, rivalidades entre empresarios
oferentes y competidores, dada la enorme agresividad actual de la competencia real
y potencial, así como las capacidades negociadoras de proveedores y clientes, cuotas de
mercado, posibilidades de productos o servicios sustitutivos, de entrada de nuevas
empresas, marcas, tamaño de la oferta, canales de distribución, etc.; cada uno con su
propia naturaleza y dinámica: cambios observables, necesidades satisfechas e
insatisfechas, competidores aparecidos en cada segmento, evolución temporal de la
estructura del mercado, etc. Para conocer tales detalles habrá de recurrirse, de entrada,
a cualquier fuente de información que pueda ofrecérnoslos: publicaciones
generales y especializadas, estadísticas oficiales, de asociaciones empresariales,
estudios monográficos diversos, entrevistas y referencias personales, Cuentas Anuales de
empresas, etc. Poco a poco será fácil "estrechar el cerco" hacia las
fuentes que nos faciliten información más precisa y relevante.
Si creemos que nuestra prevista actividad empresarial encajará bien
como sujeto activo en tal "escenario", estaremos dando un voto de confianza a la
misma como fuerza competitiva, a la que, en consecuencia, cabrá dotar de su propia
estrategia real de introducción y supervivencia en aquél. Razonando en tales
términos nos habríamos incorporado, de hecho, aun sobre el papel, a un ámbito de
actuación más inmediato: el mercado concreto en el que habrá de desenvolverse
nuestra empresa, lo que requiere el análisis del mismo, con el detalle señalado,
y la atención a los aspectos componentes de su estructura.
La actitud consecuente con la debida identificación de tales rasgos y
de las variables subyacentes, es la definición previa de la situación inicial de
nuestra empresa en el escenario de mercado previsto. En primer lugar, para analizar
pormenorizadamente cómo encajaría en éste: asumiendo como datos el conjunto de
variables externas consideradas, con sus amenazas y oportunidades, a fin de salvar las
primeras y aprovechar las segundas, premisa para que nuestro proyecto empresarial pueda
ser conducido hacia la detección de sus puntos fuertes, que deberán ser, en la
medida de lo posible, reforzados y empleados como barreras frente a las amenazas del
entorno, a la vez que como explotadores de sus oportunidades. En cambio, los posibles puntos
débiles de aquél habrán de ser puestos a salvo y mejorados con el máximo esfuerzo,
para reducirlos al mínimo, e incluso eliminarlos, si fuera posible.
3.-
al diseño del plan de marketing.
Este proceso, que constituye una verdadera adaptación al medio,
en su sentido darwiniano, tomará una específica aplicación en la elaboración de un plan
de marketing inicial, en el que consideraremos e incorporaremos objetivos propios, de
tipo cuantitativo (cuota de mercado, rentabilidad, volumen de ventas, distribución, etc.)
y cualitativo (imagen del producto/servicio, posición relativa, esfuerzo comercial para
lograr determinado volumen de actividad, etc.). En síntesis, el plan inicial de marketing
se basa en la evaluación del mercado potencial a cubrir con nuestra actividad,
cuantificando la demanda previsible y los objetivos de cuota de mercado y volumen de
ventas consecuente, lo que nos informará, mediante la política de precios (soportables y
aplicables) correspondiente a la realidad del propio mercado, tanto de los costes
directos de fabricación del producto o disposición del servicio, como de los costes
de estructura, generales e inherentes a la comercialización del mismo. A su vez, la
combinación aplicada entre los precios de venta, los volúmenes de ésta, con sus
ingresos correspondientes, y los costes previstos para ello, nos informará de los
márgenes a obtener, absolutos y relativos, pasando por la conocida determinación del umbral
de rentabilidad, o volumen de ventas mínimo para cubrir la totalidad de costes
correspondiente al mismo. Los beneficios que cabe suponer a partir de dicho nivel mínimo
de ventas a lograr, representan la remuneración previsible por el esfuerzo y el
capital empleados en nuestra actividad, en todo caso, con un gran componente de
incertidumbre o riesgo, propio de todo proyecto empresarial. Tan inciertas serían las
cifras a obtener, según los valores concretos de las variables implicadas, como las
probabilidades de ocurrencia de las mismas, lo que no hace muy útil la aplicación de
esperanzas matemáticas para su valoración
En cambio sí convendría efectuar la
comparación de la remuneración a obtener, con la que cabría esperar de otra actividad
y/u ocupación, para ponderar la conveniencia de abordar efectivamente nuestro proyecto
empresarial, además de comprobar más detalladamente su viabilidad, en la forma
propuesta a continuación.
4.- Y de los planteamientos técnicos y económicos básicos, a la
planificación financiera.
Dependiendo de la complejidad de las operaciones inherentes a la
ejecución del proyecto en sí, también interesará prever con anterioridad o con
posterioridad al proceso recién planteado, otras dos cuestiones esenciales en aquél. En
primer lugar, la planificación concreta de las operaciones: desde la definición
detallada de los medios técnicos necesarios, los procesos de producción, la
organización y los recursos humanos implicados, así como de los costes desglosados
de cada uno de sus componentes, ajustados a la delimitación previamente definida. Ésta
es una cuestión de organización e ingeniería de procesos, en su caso. En segundo
lugar -y ésta ya es una cuestión propiamente económica y financiera, por lo que será
en ella en la que centraremos el resto de esta exposición, además de por su vital y estratégica
importancia- la determinación de la viabilidad financiera de nuestra nueva
empresa, cuya debida cuantificación definirá las cifras económicas del proceso antes
referido, lo que constituye propiamente la planificación financiera. El proyecto
será viable, como se indicó anteriormente, si permite llevar a cabo la producción
prevista, y obtener con ella un excedente económico suficiente para remunerar
satisfactoriamente el capital invertido y el trabajo de su/s promotor/es, lo cual cabe
determinarlo con la mayor aproximación posible (nunca con exactitud absoluta) si
efectuamos previamente una rigurosa planificación, mediante un modelo coherente, y con
soporte microinformático, dada la accesibilidad y facilidad de manejo actuales de tales
aplicaciones. Ello se concretará, en primer término, y de acuerdo a las orientaciones
obtenidas del proceso recién señalado, cuantificando los recursos materiales a emplear,
como activos inmovilizados y como circulantes, necesarios para el desarrollo
de la actividad empresarial prevista. A partir de dicho conocimiento, será posible
determinar las de los fondos necesarios para su financiación, así como buscar sus
posibles orígenes: personales, entidades de crédito, subvenciones, etc. con sus
respectivos plazos de reembolso, a corto o a largo. Confrontando las partidas
correspondientes, se calculará la cifra de capital circulante de explotación: diferencia
entre el activo circulante y el pasivo circulante. Éste será el punto de partida
para el desarrollo y proyección del devenir económico y financiero de nuestro
proyecto empresarial, así como de la propia empresa, en el futuro.
De hecho, una de las primeras magnitudes que con mayor interés debe
determinarse previamente será la del CAPITAL CIRCULANTE NECESARIO (C.C.N.):
porción de recursos permanentes que permitirá financiar parte de los activos
circulantes, de modo que no aparezcan tensiones de tesorería (compromisos de pago de
difícil cumplimiento por falta de liquidez). Para el cálculo de las partidas que lo
definen, habremos de realizar ciertas previsiones muy concretas, como son los plazos
medios de pago, cobro, fabricación, y de almacenamiento de materiales, en el caso,
más general, de una empresa industrial. Los casos más frecuentes, sin embargo, de
empresas comerciales y de otros servicios, pueden tratarse como casos particulares de
aquél, en los que no existe el plazo de fabricación, a sustituir por el de prestación
del servicio, y sin apenas almacenamiento de artículos, en el último supuesto. En
cualquier caso, se deberá reducir a mínimos dichos plazos, excepto el de pago,
tarea de fundamental importancia para la gestión empresarial, pues con ello se podría
aumentar la rotación de las cifras de negocio, y se podría disminuir, en consecuencia,
la necesidad de saldos de activos (clientes y existencias, en su caso) a financiar.
Y dado que, en última instancia, mantener dichos saldos equivale a una
inmovilización de recursos financieros que, aunque se renuevan constantemente (por algo
se les llama "circulante"), sus cifras deben ser continuamente
financiadas, con un cierto coste, y es sabida la dificultad para obtener fondos con que
financiar un nuevo proyecto empresarial
A la vez, este mismo concepto de rotación
expresa su relación directa con la rentabilidad empresarial, puesto que si se obtiene un
cierto margen o excedente sobre la cifra de negocio a partir de las inversiones, cuantas
más veces se logre "rotar" aquellas cifras, tanto más rendimiento se
obtendrá de las inversiones o fondos comprometidos para ello en la empresa, esto es: rentabilidad.
Para nuestro proyecto empresarial es de enorme interés también el
obtener la síntesis o agregación de los mencionados plazos (el de pago, con signo
negativo), que nos expresa, de hecho, el tiempo transcurrido desde la compra de una
mercancía y su pago, hasta la recuperación de su importe mediante el cobro de la venta
correspondiente, y dicho agregado es lo que se denomina "período medio de
maduración financiero". Su interpretación resulta inmediata: los fondos totales
comprometidos durante dichos plazos representan el montante de la inversión en
circulante que deberá financiarse con recursos permanentes, propios o ajenos, para
evitar tensiones de Tesorería. En todo caso, si bien la cifra del C.C.N. o teórico, de
acuerdo a las variables previstas, determinantes de las necesidades financieras de la
empresa, es un objetivo a lograr y a mantener a lo largo del tiempo, ceteris
paribus el resto de variables, es necesario considerar que dicha cifra puede tomar
dos direcciones: como inversión a financiar (caso más frecuente), o como fuente de
recursos adicionales para la empresa, si fuera negativa, en cuyo caso permitiría
financiar parte del inmovilizado.
Tras el comienzo y desarrollo real de nuestra empresa, y tras la
constitución efectiva de cifras reales o "de hecho", a lo largo del tiempo:
CAPITAL CIRCULANTE REAL (C.C.R.), surgirá otro concepto de capital importancia,
directamente derivado de los anteriores: el de "necesidad" o "exceso"
de C.C., como diferencia, positiva o negativa, respectivamente, entre el C.C.N. y
el C.C.R., también expresable como agregación del C.C.N. y el activo fijo real, deducido
el montante de recursos permanentes, o financiación básica (propia y ajena). Como
gerentes empresariales, de inmediato deberemos cuestionarnos el origen de las
diferencias entre ambas magnitudes, lo que, en esencia, equivale a averiguar las causas
que separan la estructura financiera real de la conveniente, y que normalmente vendrán
determinadas por:
a.) Saldos reales de partidas no incorporadas al cálculo del
C.C.N.: deudores o acreedores no correspondientes a Clientes, Proveedores por compras, o
Acreedores por gastos de explotación.
b.) Saldo real de Tesorería distinto al previsto como
"norma de liquidez" recomendable.
c.) Diferencia de las cifras reales con las previstas en:
c.1.- Ventas reales, determinantes de los saldos de clientes.
c.2.- Consumo de los factores: producción terminada o coste de
ventas, influyentes sobre los saldos de existencias.
c.3.- Gastos de explotación, conducentes a los saldos de
Proveedores y/o Acreedores.
Estos tipos de diferencias deben inducir al reajuste del C.C.N.,
de acuerdo a la realidad observada, cuando ésta haya sido la razonable.
d.) Diferencias entre los plazos reales y los previstos, de:
cobro, fabricación, almacenamiento, pago. Estos otros tipos de diferencias conviene
resolverlos actuando sobre los plazos reales, para igualarlos a los previstos, a
través del acortamiento de los plazos de almacenamiento y fabricación, y de la
renegociación para prolongar los de pago, y acortar los de cobro.
Otro elemento de enorme
importancia a considerar en la planificación financiera es el de "cash-flow",
con dos acepciones: el económico, como agregado del resultado, amortizaciones y
provisiones, y el financiero, simple diferencia entre los saldos final e inicial de
la Tesorería, porque interesará analizar la diferencia entre ambos, o "Desfase
financiero total", al ser indicativa de la brecha aparecida en el flujo real de
Tesorería por variaciones producidas en saldos del circulante y de fijo, respecto al
flujo económico de la propia Tesorería, supuestas dos condiciones: primera, que sólo
hubiera habido en la empresa operaciones típicas de la Explotación, y segunda, que no
hubieran variado los saldos de las partidas integrantes del C.C. En el análisis de dicho
"Desfase financiero total" se diferenciará, según sus causas determinantes, tres
componentes:
1º.- Desfases financieros
por razones de explotación: diferencias sufridas en partidas como Clientes,
Proveedores y Acreedores.
2º.- Desfases debidos a operaciones de naturaleza puramente financiera:
deudas de tal tipo, a corto o/y a largo plazo.
3º.- Desfases financieros por causas estructurales,
originadas en partidas del activo y pasivo fijos, o de neto, como variaciones en el
capital o en inmovilizado.
El instrumento por medio del que
puede obtenerse la información necesaria para realizar el cálculo de dicho desfase
financiero y su desglose para analizar sus causas, es el Cuadro de Financiación,
normalizado en el Plan General Contable, y de obtención normalmente automática a partir
del sistema contable general disponible en las empresas, mediante las correspondientes
aplicaciones informáticas.
5.- Modelización de la planificación financiera: productos.
La mejor anticipación realizable de la gestión financiera
empresarial, puede efectuarse sobre la base de un modelo de previsión previamente
desarrollado, que constituye propiamente la PLANIFICACIÓN FINANCIERA. Para la
puesta en marcha de una nueva empresa, y muy concretamente, para justificar debidamente
sus solicitudes de financiación ante entidades públicas y privadas -de las que cabe obtener
financiación con condiciones ventajosas, en su caso-, es fundamental presentar una
adecuada elaboración, complementada por el oportuno seguimiento y análisis de los
estados financieros reales, que permita informar de modo útil la toma de decisiones
anticipadas y conducentes a una gestión financiera eficaz y eficiente. Con tal objetivo,
el modelo presentado parte de las cifras obtenidas en el Cuadro de Financiación:
excesos o necesidades de Capitales Permanentes a medio plazo, para proyectar en el tiempo
las diversas variaciones previsibles en la estructura de elementos "fijos" de la
empresa (Pasivo fijo, Activo inmovilizado, y Neto), y poder anticipar así los excesos o
necesidades de Capitales Permanentes futuros, variables éstas determinadas por el propio
modelo, desarrollado sobre la Hoja de cálculo más empleada actualmente, que
permite la obtención automática de las cifras referidas desde aquellos datos de partida,
así como su mejora mediante las reformulaciones oportunas.
El modelo así presentado realiza una planificación financiera basada
en la información cuantitativa y cualitativa proveniente de siete áreas funcionales
básicas del sistema empresarial: comercial (ventas, costes comerciales, plazo), aprovisionamiento
(cargas de estructura imputables, plazo de almacenamiento), producción
(materias primas, mano de obra directa, amortizaciones, costes externos, etc.), servicios
generales, recursos humanos (coste horario, absentismo, etc.) dirección (inversiones
previstas, fechas y plazos), y económico-financiera (porcentaje de cargas de
estructura sobre ventas, de I.V.A., plazos medios de cobro y pago, etc.). Su utilidad para
planificar y comprobar la viabilidad de nuestro proyecto empresarial es, pues, evidente:
equivale a disponer de un "simulador" automático de los efectos
económico-financieros causados por la introducción de determinados valores en
determinadas variables-clave de la gestión empresarial.
Este modelo también señala la posible política financiera a
instrumentar, siguiendo tres etapas:
a.) Localización y cuantificación del excedente o necesidad
financiera, como diferencia entre el "cash-flow" financiero y el saldo
mínimo de Tesorería informado por la norma de liquidez.
b.) Identificación de las causas de la diferencia
anterior, mediante el cálculo del Desfase Financiero Total y su desagregación según las
causas determinantes: de explotación, financieras, o estructurales, para realizar el
adecuado análisis de las mismas.
c.) Configuración de la política financiera, mediante
sugerencias de medidas correctoras posibles para los casos respectivos de excedentes o
necesidades financieras, y de fijo o de circulante.
Otro indicador de gran interés para el nuevo proyecto empresarial es
el "apalancamiento financiero", pues expresa el efecto positivo o
negativo del aumento de la financiación ajena sobre la rentabilidad económica del
negocio, informando así del efecto de aportar más o menos fondos ajenos a la misma sobre
la cifra de ingresos, puesto que no debemos ignorar que aquéllos, en contrapartida,
también pueden constituir una pesada carga, si los costes financieros generados son
importantes. De modo que también es por ello de gran utilidad su incorporación a este
modelo de gestión económico-financiera, para comprobar de inmediato los distintos
efectos económicos de cada volumen de fondos aportados, y del resto de variables
implicadas.
La última etapa en el funcionamiento de la aplicación se ocupa de las
tareas de seguimiento de las cifras económico-financieras, y también de
sub-tareas o rutinas puramente administrativas, como controles de cobros y de
pagos, la conciliación bancaria, y la gestión de Tesorería. En cada una de ellas se
determina qué es cada actividad, quién la realiza en la empresa, cómo se efectúa, su
resultado: el fichero informático en el que introducir los datos, y el agente que lo
utiliza. En dichas actuaciones es preciso apoyar la puesta en marcha de la empresa sobre
el cumplimiento periódico (mensual, semanal) de una cierta secuencia de pasos y
trámites que, por aparentemente triviales, con frecuencia son descuidados en el
"día a día" de la empresa, siendo, sin embargo, aquel cumplimiento, condición
necesaria para el control y debida coordinación de diversas acciones como:
recepción de materiales, autorizaciones de pagos, registro de cobros, comprobaciones de
apuntes bancarios y de cuestiones fiscales. Una correcta y bien definida asignación de
tales responsabilidades y tareas entre los distintos departamentos y agentes de la
empresa, constituye premisa para asegurar la gestión económico-financiera eficaz, como
su complemento necesario, e interesa implantarla desde el comienzo de su vida. Para
lograrlo, pues, el disponer de un modelo integrado y coherente de planificación y
simulación de cifras representa una valiosa herramienta, lo que hemos tratado
de mostrar. |