La tesorería es un proceso que analiza previsiones de futuro con relación a los cobros y los pagos de la empresa, a diferencia de la contabilidad, que analiza los datos pasados confeccionando así un histórico de los acontecimientos ocurridos. De esta manera se está trabajando en un entorno de total certidumbre, mientras que la gestión de tesorería carece de esta certeza  requiriendo constantemente de información para poder realizar la toma de decisiones de futuro.

La herramienta imprescindible para la gestión de tesorería y poder elaborar las previsiones de tesorería es el Cash-Flow.

 El  Cash-Flow se puede entender como Flujo Neto de Tesorería, añadiendo a los saldos iniciales de tesorería los cobros del periodo y restándole los pagos del periodo.

CF =  So + ? Cobros- ? Pagos
 
 Así, el CF nos mide, con independencia del resultado del periodo, las necesidades de financiación si fuera negativo o las posibilidades de Inversión si fuera positivo que tendría la empresa.

 Analizando el Cash-Flow obtendremos un resultado, ya sea positivo o negativo, que será el llamado Cash-Flow antes de decisiones (CFAD), y será entonces cuando tendremos que realizar la toma  de decisiones, de Invertir si es positivo o Financiar si es negativo.

 En caso de déficit en el CFAD habrá que buscar los mecanismos para conseguir dinero y cubrir esos pagos que vendrán próximamente, contando con lo que disponemos o dispondremos en un futuro a corto plazo.

 
En el proceso de toma de decisiones, las variables a controlar son Volumen (en cuanto a capitales y plazo) y Precio (en cuanto a intereses y gastos).

Financiación ajena:
- Prestamos a C.P.:   Son cantidades fijas a un plazo fijo.
- Descuento  Bancario:  Podríamos decir que es tipo préstamo, en el sentido que llevamos al descuento un  efecto con cantidad fija y a vencimiento fijo, aunque el coste sea en el momento de descontar.
- Póliza de Crédito:  Son de utilización variable  tanto en importe como en plazo, siendo el coste en función del capital dispuesto. Por tanto, esta modalidad es más adaptable a las necesidades concretas.

El proceso de toma de decisiones consiste en estudiar los distintos casos o posibilidades que se puedan plantear y  CUANTIFICAR. Hay  que realizar los cálculos de los costes que supongan cada opción y no desechar ninguna a priori por extraña que parezca, además hay que hacer los cálculos en valores absolutos (en pesetas) y no en valores relativos (en porcentajes), para hacer comparables las diferentes opciones.

 Así mismo es muy importante el conocer el importe y el plazo, es decir, las necesidades reales de financiación (incluso más importante que el coste), para intentar evitar una SOBREFINANCIACIÓN.  (Financiación por un plazo superior al necesario).
Por ejemplo, quizá sea mejor NO descontar efectos a noventa días con una TAE del 4.5 %, y estar en descubierto aunque sea al 26% si solo se va a estar un día, puesto que con el descuento tendríamos una sobrefinanciación durante  90 días.

 Por tanto, como ya se ha dicho, el tesorero deberá siempre cuantificar  para proceder a la toma de decisiones.

 Con todas estas decisiones de financiación y de Inversión según las necesidades vistas en la curva de CFAD, llegamos a la Máxima del Cash-Flow, que sería: 
Cash-Flow de Explotación como sumatorio de todas las posiciones de Tesorería. Es decir, la suma de los saldos de las cuentas de tesorería menos los riesgos o posiciones de financiación e Inversión a C.P., y este Cash-Flow acumulado ya será inamovible e indica el volumen optimo de financiación o inversión de la empresa.

? Principios de la gestión de Tesorería

1. Tesorería en Fecha-Valor. 

En las entidades financieras están definidas dos fechas, como son:
- Fecha de la operación, de contabilización física de las operaciones. Tal y como vienen reflejadas en los extractos.
- Fecha valor,  la que sirve de base para el cálculo y liquidación de los intereses de las cuentas.
Aparece la circular 8/90 del Banco de España sobre transparencia de las operaciones bancarias y protección a la clientela. Es la norma que regula las relaciones Banco-Empresa y donde se definen las valoraciones de las diferentes operaciones bancarias.

Hay que tener mucho cuidado con los saldos en fecha valor, que pueden diferir e incluso reflejar situaciones contrarias con los saldos en fecha de operación. Por tanto en tesorería hay que procurar trabajar en Fecha-Valor que permite conocer la posición real y permite actuar en consecuencia.
 
 
 
 
 
 

2. Control y Negociación de las Condiciones Bancarias.

A través de la banca pasan la mayoría de cobros y pagos, inversiones y financiaciones de la empresa, por lo tanto, de la misma  manera que se controlan las relaciones entre empresa y proveedores o clientes, hay que controlar también  a los bancos para que cumplan las condiciones pactadas.

El control reduce el gasto.

Así mismo, hay que negociar con cada banco todas y cada una de las condiciones de los productos o servicios que ofrece el banco. No solo negociar los puntos de interés sino todos los Factores principales de Coste, que son:
- Intereses. En función del tiempo, el capital y el interés.
- Comisiones. En función del volumen y no del tiempo.
- Valoraciones. Es el coste de no disponer de los fondos en el momento.
- Servicios. Es el trato personal, comunicaciones, dif. de cambio, etc.
- Otros factores de coste:
- Operaciones vinculadas. Son el coste de impagados, etc.
- Restricciones. Son limitaciones en volumen impuestas por el banco.

Hay que analizarlo todo, incluso estos últimos costes que no repercuten directamente en nuestra cuenta de resultados pero que sí pueden suponer un beneficio potencial al emplearlo adecuadamente.

3. Gestión del Riesgo.

Hemos de intentar eliminar cualquier tipo de riesgo.
- Riesgo por diferencias en tipos de cambio.
- Riesgo por variaciones en tipos de interés.

Hay que evitar la especulación, no debemos dejar que cualquier cosa futura que desconocemos le afecte a nuestra empresa. Hay que tomar medidas para eliminar la exposición al riesgo, ya que no hacer nada también es una especulación pasiva.

Por lo tanto, hay que analizar que variantes del riesgo  nos afectarán y en que medida, ver la política de cobertura a utilizar y analizar también  el coste de esta política de cobertura.

4. Gestión de Tesorería Previsional.

Se trata del principio fundamental de toda gestión de tesorería, el de previsión.
Es pues una gestión sobre las posiciones futuras de la empresa, donde se deben traducir a números las políticas de la empresa y donde la herramienta básica para el tesorero es el CF antes de decisiones.
 
 
 
 
 

El tesorero deberá prever si los proyectos de la empresa  tienen viabilidad financiera futura o no, es decir, que un proyecto puede muy bueno, pero si no se puede conseguir la financiación necesaria para llevarlo a cabo, el proyecto será inviable y no se podrá realizar por muchos beneficios que de a largo plazo.
 

Por todo ello y siguiendo estos principios, las Funciones del Tesorero son:
- Prever y gestionar los flujos monetarios de la empresa
- Negociar y controlar las operaciones bancarias.
- Anticipar y cubrir los riesgos de la empresa.
- Optimizar la gestión del disponible, asegurando la solvencia y liquidez de la empresa.

? El Autodiagnostico Financiero

El  Autodiagnóstico es un método de calculo que nos mide el nivel de eficacia en nuestra gestión de tesorería. Nos dará el sobrecoste  ocasionado por la incorrecta gestión de  tesorería producida, calculando el error y la distribución de los saldos diarios, es decir, a corto plazo.

El cálculo se realiza restando los costes de la situación real menos los costes  que produciría la situación optima. Siendo esta situación optima el resultado de distribuir los saldos a las cuentas con mejores condiciones.

El autodiagnóstico es uno de los informes importantes y necesarios que hay que realizar, aunque sea de la manera más sencilla posible (método simple), y  después, en función de los resultados obtenidos, se realiza un análisis con mas exactitud y profundidad.

En economía  es preferible tener un mal dato antes que no tener ninguno.

? La Negociación Bancaria por Objetivos

La  PREPARACION   es el éxito del proceso de negociación.

Antes de cualquier proceso de negociación hay que prepararse y después evaluar el resultado, adoptar una nueva estrategia y volverse a preparar para una nueva negociación.

 Fases del Proceso de Negociación:

1. Fijarse los objetivos de la gestión financiera.
Siempre hemos de tener presente que el objetivo principal, el más importante de todas las empresas será de ASEGURAR LA LIQUIDEZ de la empresa. Una vez conseguido eso, el financiero deberá también como segundo objetivo el Maximizar el Resultado Financiero. Posteriormente también se deberán fijar otros objetivos ya de índole administrativo y organizativo.

2. Análisis de las Necesidades.
Hay que conocer el volumen de negocio, tipos de operaciones, plazos, siendo el Cash-Flow de explotación previsional quien nos proporciona la información.

3. Valoración de la relación histórica.
Veremos entonces si anteriormente se han cumplido las condiciones pactados, el trato administrativo  recibido, el apoyo recibido en momentos difíciles, etc...

4. Análisis de la Capacidad de Negociación.
Hemos de ser conscientes de nuestras limitaciones frente a la Banca, en cuanto a nuestra solvencia, garantías, contraprestaciones cedidas, volumen de negocio, etc. Hemos de conocer nuestra capacidad de endeudamiento y saber hasta donde estamos dispuestos a asumir riesgos con relación a nuestras garantías. Asimismo hemos de transmitir a la Banca  credibilidad y profesionalidad.
Con todo, no hemos de limitarnos a la hora de negociar, puesto que todo puede ser susceptible de negociación.

5. Cuantificación.
El tesorero ha de calcular el coste de su relación con los bancos y de todas las posibles alternativas. Para ello necesitamos tener una Ficha de Condiciones de cada banco donde tengamos desglosados los costes de cada producto o servicio bancario (Intereses, Comisiones, Valoraciones, Servicios y Operaciones Vinculadas, Restricciones y otras informaciones).

Seguidamente se realiza un análisis de los datos que tenemos de las operaciones reales realizadas con cada banco, utilizando la hoja de cálculo (Excel es la herramienta más importante para el financiero). Calcularemos en términos absolutos el coste que nos supone cada banco para poder compararlos entre sí. Para ello, valoraremos el volumen utilizado en cada operación (financiación, transferencias de extranjeros,...) con los costes de cada operación (interés, comisión, valoración, ...). Obtendremos así un total por cada banco que nos servirá para hacer una primera comparación. Pero esto no nos debe llevar a conclusiones, sino que solo nos da una primera idea.

Podemos utilizar el método tradicional de valoración que intenta medir el negocio que hace el banco con nuestra empresa. Ratio BBE (Balance Banco Empresa). 

Ingreso Total Banco
      BBE  =  ------------------------------
              Crédito Neto
 
Con éste Ratio se ve lo que cada Banco gana con la empresa con relación al crédito que nos hacen. Pero este método tiene los inconvenientes de que hace el análisis desde el punto de vista bancario y no de la empresa, también que el ratio está utilizado en función del crédito neto, limitando así otro tipo de relaciones Banco-Empresa.

La utilización de este método puede inducir a decisiones equivocadas. 

Por ello, existe un nuevo método para la cuantificación en la negociación bancaria:
 
 
 

La TAYA BANCARIA.

Calculamos la distribución óptima con los datos tal y como debíamos haberlos distribuido, utilizando las cantidades adecuadas a cada producto con los costes que actualmente se tienen. Calcularemos así el Resultado Optimo, que seguramente será mejor que el real. La diferencia será nuestro error de distribución. Este error no es achacable al banco, sino a nuestra gestión, por lo tanto hemos de eliminarlo del proceso de negociación.

Calcularemos entonces el Resultado Mínimo, que será nuestro objetivo en la negociación, se realizará calculando para cada banco el coste soportado utilizando la distribución optima de los importes con las condiciones objetivo (que pueden ser las mínimas o mejores entre todos los bancos de la empresa.

La TAYA Bancaria es pues, la diferencia obtenida entre el resultado optimo y el resultado mínimo. Será entonces el beneficio potencial a alcanzar en el proceso de negociación bancaria.
RDO.    REAL
           ?  Error de Distribución
RDO.OPTIMO
           ?  Taya  o  Bcio.Potencial de Negociación
RDO.MINIMO

Comparando componente a componente entre la tabla óptima y la mínima, nos daremos cuenta de qué factores de coste nos afectan mas y hacia donde debemos dirigir nuestra negociación. Solicitar reducción de comisiones, o solicitar reducción de la restricción de volumen, proponer un aumento en el volumen de negocio a cambio de reducir comisiones, buscar otros bancos, etc. ...

? La Organización Administrativa.

Tradicionalmente se considera a la tesorería como una parte de la contabilidad (contabilidad de bancos). En este sistema tradicional se considera la Contabilidad como el centro de la estructura departamental de la empresa.

Pero esta tiene dos problemas:
- Los bancos no nos dan información completa ni instantánea
- No se recibe la información de la propia empresa, quedando ésta en departamentos anteriores (normalmente en contabilidad).

La solución al primer problema sería informatizar el sistema, unir la información bancaria directamente con la empresa. Y que el sistema tenga las fichas de condiciones de los bancos de modo que pudiéramos adelantarnos  a los datos que nos proporcione el banco, eliminando así el paso de tener que esperar a recibir la información del banco. Así, la Conciliación, no solo nos servirá para hacer coincidir los saldos sino que también nos servirá para controlarlos.  Para solucionar el segundo problema sería trasladar el control lo antes posible en la estructura departamental de la empresa, y que la información pasara directamente al resto de departamentos. Lo ideal sería trasladarlo al presupuesto, ya que un gasto, si no  estuviera presupuestado ni siquiera se formularía el pedido y no se produciría dicho gasto. El gasto se controla mucho antes de que se pague. En caso de que se quiera comprar más de lo presupuestado sería  decisión de Dirección.