Número 210 - 2ª Quincena Septiembre de 2001.

METODOLOGIA DEL DESARROLLO DEL PLAN GLOBAL
(*) Juan José Savall Luna

 
La elaboración o el desarrollo del Plan Global estaría incluida en la primera de las cuatro fases en las que se estructuraría el trabajo de Auditoría que, por orden cronológico, serían las siguientes: Planificación,  Programación, Ejecución del trabajo de campo y la posterior confección del Informe de Auditoría.

En esta primera fase se pretende la recopilación de toda aquella información que nos va servir para conseguir una visión más o menos clara de las particularidades más destacables de la Empresa Cliente que ha solicitado nuestros servicios profesionales. El contenido de este artículo se enmarca en lo expuesto en la sesión de Trabajo Metodología del Desarrollo del Plan Global, impartido por Montserrat Vega, economista auditor de cuentas y colaboradora del departamento de Formación del Registro de Economistas Auditores (REA).

Los resultados de este análisis previo son fundamentales en tanto que nos van a servir para enfocar, orientar nuestra actividad hacia determinadas áreas en concreto sobre las que hemos detectado anomalías en su funcionamiento o aspectos mejorables.

Por tanto, una buena Planificación puede y debe suponer un ahorro considerable de tiempo en el trabajo a desarrollar en las fases posteriores.

El contenido del Plan Global, a su vez lo podríamos fragmentar en dos grandes bloques

1.- Etapa de recopilación y análisis de información relativa al propio Cliente
2.- Etapa de estructuración del trabajo del equipo de auditores.
 

1.- ANALISIS DE LA INFORMACION RELATIVA AL CLIENTE.

A nivel orientativo, podríamos señalar que se considerarla información relevante toda aquella que hiciese referencia a los siguientes aspectos

? Descripción de la Normativa contable y jurídica aplicable en este caso concreto.
? Descripción de la naturaleza del negocio del Cliente ( información relativa al tipo de actividad,
? productos con los que opera, mercado objetivo, origen de las compras,...). 
? Descomposición o estructura del  Capital Social (niveles de concentración).
? Estructura de la Organización a nivel jerárquico y funcional (definición de las distintas áreas operativas y su correspondencia con las áreas de responsabilidad).
? Si existen, en su caso, relaciones con otras sociedades a efectos de participación de capitales. 
? Definición de cual es la posición del Cliente en el mercado en el que opera así como de las características    
   del sector en el que se circunscribe la propia Empresa.
? Métodos de producción y distribución. 
? Relaciones importantes de dependencia en el ámbito de concentración de compras en determinados 
proveedores o ventas en determinados clientes. 
? Indicación de la existencia de contingencias importantes de tipo financiero, fiscal ( si ha tenido inspecciones recientemente ), tecnológico ( obsolescencia equipos productivos), si ha habido conflictividad laboral, si ha habido cambios continuos o recientes en la gerencia , etc.

Con toda esta información, tendríamos una visión generalizada de la situación actual en la que se encuentra la Empresa, pero para entrar en más detalles, estos datos se deberían ver apoyados con las llamadas Pruebas analíticas (Resolución de 20 de julio del 2000 del ICAC) consistentes en el análisis dinámico de los saldos de los estados financieros y su posterior comparación con los del sector en el que opera la Sociedad así como con datos históricos de la propia empresa. En la elaboración de pruebas analíticas se pueden utilizar tres herramientas

a) Confección de los principales ratios de la empresa al objeto de observar variaciones significativas en las distintas masas patrimoniales buscando las relaciones funcionales entre ellas.
b) Análisis de la evolución temporal de las distintas masas patrimoniales o partidas que componen los dos últimos balances de situación a modo de " Estado de origen y aplicación de fondos " el cual nos dará una visión de los principales hechos económicos acaecidos en el período de estudio.
c) Análisis dinámico de la cuenta de Pérdidas y ganancias analítica del año en curso en comparación con la del año anterior y/o la del sector, Para ello se puede utilizar la estructura de la cuenta que propone el modelo de memoria del Plan General de Contabilidad. Se trata de poner en calcular el peso que tiene cada componente de gasto sobre la cifra de ventas, con el objetivo de detectar anomalías en aquellos gastos que se consideren variables respecto del nivel de actividad de la empresa

2 .- ETAPA DE ESTRUCTURACION DEL TRABAJO DEL EQUIPO DE AUDITORES.

En esta etapa se definirían aspectos referentes a: composición del equipo de auditores, presupuesto en horas, fechas de entrega del informe y número de ejemplares, problemas detectados en años anteriores, personal responsable de cada área, análisis del sistema de Control interno, determinación del sistema de muestreo y fijación de la Cifra de importancia relativa, si procede la participación de expertos en materias concretas, etc.
 

  •  LA REVISION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.


Enmarcada dentro de la anterior etapa, esta labor consistiría en la evaluación del grado de confianza que nos merece el funcionamiento de cada una de las áreas funcionales en las que se estructura la empresa, para lo cual debemos acudir a fuentes de información que nos den una orientación al respecto, la cual deberá ser contrastada a través de determinadas pruebas de verificación.

Lo que se hace es enmarcar en ciclos todas aquellas transacciones económicas que guardan una relación entre sí (Por ejemplo: ciclo de compras, de ventas, de personal). Sería interesante elaborar una hoja de trabajo donde se relacionasen las áreas de estudio de control interno con las distintas masas patrimoniales del Balance de Situación y la Cuenta de Pérdidas y Ganancias. Después de aplicar las pruebas de contraste, se emite una conclusión sobre las debilidades, si las hay, y si el funcionamiento es correcto o no.

La información orientativa suele provenir de manuales de procedimientos, pero en el supuesto de su inexistencia, podemos obtener la información de los distintos responsables del área así como de aquellas personas encargadas de ejecutar los procedimientos. A su vez, esta información la transmitiremos a los papeles de trabajo a través de tres herramientas: cuestionarios efectuados a los responsables de cada transacción, memorándums ( descripciones narrativas de los procedimientos ) y/o flujogramas.

Es importante el papel que desempeñan los flujogramas en el conocimiento del funcionamiento de cada ciclo empresarial ya que a través de un gráfico en donde existe un código de símbolos normalizado, se puede tener una visión rápida y general de todas las interrelaciones existentes dentro del ciclo.

Es muy probable que un flujograma bien elaborado aporte mayor calidad de información que la que podría aportar cualquier memorándum descriptivo en donde la narración puede resultar enrevesada y de difícil interpretación.
 

  • EL METODO DE MUESTREO Y LA DETERMINACION DE LA CIFRA DE IMPORTANCIA RELATIVA.


Está claro que el auditor no tiene la obligación de examinar todas y cada una de las relaciones realizadas por la sociedad auditada puesto que, por un lado, su trabajo se convertirla en interminable y por otro lado las transacciones habituales de una empresa, supeditadas a unos procedimientos de control interno, se realizan basadas en rutinas periódicas por lo que las conclusiones extraídas sobre una muestra pueden extrapolarse a toda la población.

En base a lo anterior,  se debe recurrir al " Principio de importancia relativa" según el cual y en función de su juicio profesional, el auditor desestimará ciertas informaciones financieras por su carácter irrelevante puesto que su inclusión u omisión no alterarán sus conclusiones finales y por otro lado en un conjunto de operaciones llevadas a cabo en cumplimiento de unos procedimientos reiterativos nos ayudará a determinar una muestra de transacciones representativa de la población total.

No existen criterios objetivos para determinar con exactitud qué es o no es significativo pero se establecen unos parámetros orientativos para calcular la Cifra de importancia relativa en la Planificación (CIRP) en la Resolución del 14 de junio de 1999 del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas en cuanto a que se indica que ésta debe ser menor que la calculada para la emisión del informe. (Anexo 1)

Una vez hemos determinado la CIRP, volvemos al análisis efectuado del Sistema de Control Interno (SCI) según el cual hemos determinado la fiabilidad que nos merece cada área funcional de la empresa (calificamos el control interno como Bueno, Malo respecto de su nivel de eficiencia).

Si comparamos esta valoración con el riesgo inherente que conllevarían errores de funcionamiento en cada una de las áreas en el resultado económico (Alto o Bajo), obtenemos el Factor C, el cual es un número que oscila entre 1 y 4 (será mayor cuando el SCI sea malo y el Riesgo del área Alto y menor en el caso inverso). Para a calificación del riesgo el auditor debe apoyarse en las pruebas analíticas realizadas anteriormente en la medida en que las áreas no se ajusten a las expectativas previstas.

Este factor C será el divisor de la cifra CIRP y nos dará la CIRET ( Cifra de importancia Relativa )de cada área.

En función de la CIRET se establecen dos poblaciones de muestras: aquellos saldos o transacciones superiores a esta cifra, los cuales se considerarán significativos o materiales por lo que serán analizados todos y otra población con todos los inferiores, se considerarán irrelevantes, por lo que sobre ellos se establecerá un muestreo aleatorio (una de las técnicas que se puede utilizar para esta selección es la de acumulación monetaria).

Anexo 1

PARAMETROS ORIENTATIVOS PARA EL CALCULO DE LA CIFRA DE IMPORTANCIA RELATIVA EN LA EMISIÓN DEL INFORME

(Exponemos para su mejor comprensión tan solo una parte del Anexo publicado en el BOIAC n° 38)

Situación Importe- Base Tramo
Ajustes que afectan al resultado del ejercicio

1. Empresas con Beneficios normales

2. Empresas con pérdidas, en punto muerto
      o con bajo nivel de rentabilidad

3. Empresas en desarrollo.

4. Entidades no lucrativas.

5. Pequeñas y medianas empresas. 
 

  • Resultado actividades ordinarias.
  • El más representativo de:


a) Total importe cifra de negocios.
b) Total de los activos.
c) Fondos propios.
 

  • Fondos propios.
  • El más representativo de:


a) Ingresos o gastos totales.
b) Total de los activos.
c) Fondos propios.

? El más representativo de:
a) Resultado actividades ordinarias. 5%-12%
b) Total importe cifra de negocios.
c) Total de activos 

(*) Colegiado nº 7.010

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