Ante la preparación de una presentación deberemos plantearnos previamente las llamadas “preguntas del periodista” las cuáles nos facilitarán en gran medida el posterior desarrollo del trabajo:
- ¿Qué?: hace referencia al contenido del mensaje que pretendemos comunicar, y en particular a lo que ya sabe la audiencia, lo que quiere conocer, lo que no tiene necesidad de saber; y advertir de qué es de lo que no debemos hablar.
- ¿Quién?: realizamos un análisis de la audiencia a la que va a ir dirigida nuestro mensaje, siendo las variables de nuestro análisis su tamaño, edad, educación, sus antecedentes y cuáles son sus intereses y necesidades.
- ¿Dónde?: estudiaremos el espacio físico donde vamos a realizar nuestra presentación, para poder subsanar los posibles problemas que puedan surgir durante  el desarrollo de ésta.
- ¿Cuándo?: deberemos estudiar la posible influencia que pueda tener en la audiencia el horario, el día y la simultaneidad que pueda existir con otros actos de gran magnitud.
- ¿Por qué?: en este caso analizaremos los objetivos de la presentación. Deben estar marcados por la intención de informar, demostrar, emocionar y persuadir a nuestra audiencia.
- ¿Cómo?: elegiremos el método por el cuál vamos a desarrollar la presentación, destacando entre los más representativos los tres siguientes:
 · Método expositivo: siendo indicado en presentaciones ante un auditorio numeroso, con una extensa demanda de información, tiempo reducido y suele tratar conceptos de elevada dificultad. Fundamentándose  su estructura sobre una introducción, desarrollo y conclusión.
 · Método demostrativo: que destaca por permitir instantáneamente corregir errores y malos hábitos, siendo complejo su puesta en práctica ante grupos muy numerosos. Iniciándose con una preparación previa, siguiendo con la explicación de la tarea y acabando con la participación del auditorio. 
 · Método Interrogativo: basado en la formulación de preguntas a la audiencia, las cuales deberán caracterizarse por  atender al objetivo, ser estimulantes, permitir dar una respuesta elaborada; y ser claras, precisas y ordenadas. Siendo importante a su vez empezar por preguntas abiertas parta ir cerrándolas progresivamente.
 Existen varias formas de estructurar las presentaciones determinadas por la cronología, los temas a tratar, el espacio o el carácter teórico/práctico que tengan los contenidos.
El contenido de la presentación depende en gran medida de las fuentes de información utilizadas, por ello debemos basarnos en la propia experiencia, en la investigación bibliográfica, en observaciones personales, en la propia experimentación y en las posibles entrevistas que podamos realizar. Es de suma importancia que a medida que se vayan recopilando datos se sometan a un análisis de calidad con el fin de filtrar la información más relevante, para ello nos cuestionaremos si los datos son recientes, objetivos, fiables y exactos. 
Existen diez maneras de hacer el contenido de nuestra presentación más atrayente a la audiencia, como son las detalladas a continuación:
 

1. Elaborar analogías para que el contenido sea asimilado con mayor claridad.
2. Usar el humor para distendir a la audiencia.
3. Citar revistas o periódicos actuales que refrenden nuestras afirmaciones.
4. Contar anécdotas personales.
5. Usar ejemplos e ilustraciones.
6. Repetir las ideas principales buscando la notoriedad entre los asistentes.
7. Reforzar nuestras ideas con datos estadísticos.
8. Mostrar diagramas y gráficos para dar más objetividad al contenido.
9. Recurrir al testimonio autorizado.
10. Hacer participar al auditorio para constatar el grado de comprensión que ha experimentado.
 

  Materiales visuales y de apoyo

Dentro de los materiales visuales y de apoyo podemos realizar dos distinciones según sea el nivel tecnológico de los mismos. El nivel bajo estaría compuesto por pizarras, rotafolios, folletos y cuadernos; mientras que el nivel alto comprendería el proyector de transparencias, diapositivas, cañón con PC y vídeo.
La representación visual debe proporcionar un sólo un concepto clave, destacar las imágenes o gráficos, no el texto; el uso del texto debe ser de 3 ó 4 palabras por línea con un máximo de 6 líneas. También es reseñable hacer uso apropiado del color, el tipo de letra y el tamaño; por otro lado debe procurarse no sobrecargar la representación debiendo intentar dar sensación de claridad y de limpieza. 
Los sistemas audiovisuales como el vídeo, son muy adecuados para el análisis de comportamientos, permitiendo trasladar situaciones a la sala y presentando la posibilidad de grabar para la posterior visualización. 

Logística

 La distribución de la sala es de vital importancia para alcanzar los objetivos previstos, debiéndose adaptar al tamaño de la audiencia y al tipo de comunicación que se pretenda establecer. Así existen cuatro formas de distribuir la sala:
 - Distribución estilo auditorio, donde todos los asistentes se encontrarán alineados frente al comunicador. Es de gran utilidad para grupos grandes. La participación se reduce generalmente a preguntas y comentarios.
 - Distribución estilo aula donde los asistentes se encuentran agrupados en mesas alineadas. Indicada para situaciones formales. La participación de la audiencia se reduce  a preguntas y comentarios.
 - Distribución estilo conferencia, en la que el grupo de asistentes es muy reducido  y se reúnen alrededor del comunicador. Indicada cuando va a establecerse un debate o cuando se debe escribir o leer con gran asiduidad.
  - Distribución estilo herradura donde la audiencia se agrupa alrededor del comunicador. Facilita el contacto visual con la totalidad del auditorio y la comunicación sin muchas formalidades.

 Habilidades de presentación

El control de gestos y movimientos ayuda a la mejora de la comunicación, utilizándose para dar énfasis y acompañar a las palabras. La postura ha de ser erguida, sin hundirse en el asiento ni balancearse. La actitud firme y tranquila, sin adoptar una actitud dominante o distante, debiéndose mostrar una expresión facial ajustada al asunto que se está tratando. Las técnicas vocales se desarrollan en base a las variables tono e inflexión, intensidad, velocidad, pausa y énfasis, dependiendo en gran parte el éxito de la comunicación, de su correcta utilización.
La voz capta y mantiene la atención de la audiencia, dando impacto a nuestras ideas. La voz posee un ritmo que adecua el mensaje, el volumen da importancia al discurso y la frecuencia colorea y anima a la audiencia.
El uso de la pausa es muy frecuente y permite manejar la audiencia, destacando su utilización al comienzo del discurso, para dar énfasis en medio de una frase, al pasar de un tema a otro, al escribir en la pizarra y para facilitar la reflexión del auditorio.
Uno de los objetivos de la presentación es persuadir a nuestra audiencia, que esta haga o deje de hacer lo que nosotros vamos marcando, para ello influyen positivamente la variables volumen y velocidad del habla, la actividad facial, la velocidad de los gestos y el contacto visual. A mayor actividad no verbal mayor percepción de la persuasión. 
Es muy positivo practicar en casa, visualizar el éxito de la presentación y evitar pensamientos negativos sobre uno mismo. Es muy aconsejable llevar fichas-guía a la charla para poder guiarnos ante cualquier situación de duda que pueda surgir. Los principales síntomas físicos en los que desemboca la alteración nerviosa son diversos entre los que destacan la sudoración, pudiéndose evitar con la utilización de ropa ligera, la sequedad en la boca aliviándose apretando la lengua entre los dientes. Otro síntoma es el temblor de de manos subsanándose con la utilización de fichas, mientras para  las dificultades respiratorias es conveniente realizar respiraciones profundas.

Las preguntas y los asistentes

El ejercicio de realizar presentaciones conlleva la respuesta a las dudas y consideraciones de nuestra audiencia, siendo aconsejable advertir una serie de circunstancias que pueden ayudarnos ante esta tarea :

 - Escuchar y asegurarse de que se ha comprendido la pregunta formulada por la 
        audiencia.
 - Tomar nota de los puntos más importantes de las preguntas.
 - Solicitar el nombre de la persona que va realizar la pregunta. 
 - Se debe estar preparado para todo tipo de preguntas.
 - Es conveniente adaptar las respuestas a la relevancia de las preguntas y responder a    las necesidades del auditorio.
 - Procure que sus respuestas sean breves y concisas.
 - Piense en una respuesta que vaya apoyada por una razón o ejemplo.
 - Intente expresar su razonamiento directamente a la audiencia.
 - No se precipite al dar una respuesta.
 - Debe proyectar una actitud positiva evitando adoptar posiciones defensivas.
 - No mienta, ni fanfarronee, si no conoce la respuesta expóngalo claramente.
 - Mostrar tacto con todos los participantes, no intente ridiculizar al que ha preguntado.
 - No inicie un diálogo con quien hace la pregunta.

Por último, también deben analizarse una serie de factores que pueden perturbar el contenido de la comunicación como son la capacidad de comprensión de los receptores, el nivel cultural de los mismos, las condiciones físicas del local (ruidos, sonoridad y temperatura), las comparaciones con otros emisores y la percepción por parte de la audiencia de la utilidad de la presentación.
A este respecto, el análisis de la audiencia nos permite segmentarla en función de su comportamiento, existiendo diferentes grupos con características comunes (el papagayo, el león, el elefante, etcétera), que fueron analizados en el taller de trabajo.