Cómo hacer presentaciones
eficaces
(*) Mario Real
La importancia de
optimizar nuestras presentaciones, hecho que se fundamenta en encontrarnos
inmersos en una época muy marcada por la comunicación
audiovisual, con una fuerte exigencia profesional y con la rentabilidad
como objetivo siempre a alcanzar, impulsó a la Escuela de Economía
del COEV a organizar el pasado 27 de abril el taller “Cómo hacer
presentaciones eficaces”.
Ante la preparación
de una presentación deberemos plantearnos previamente las llamadas
“preguntas del periodista” las cuáles nos facilitarán en
gran medida el posterior desarrollo del trabajo:
- ¿Qué?:
hace referencia al contenido del mensaje que pretendemos comunicar, y en
particular a lo que ya sabe la audiencia, lo que quiere conocer, lo que
no tiene necesidad de saber; y advertir de qué es de lo que no debemos
hablar.
- ¿Quién?:
realizamos un análisis de la audiencia a la que va a ir dirigida
nuestro mensaje, siendo las variables de nuestro análisis su tamaño,
edad, educación, sus antecedentes y cuáles son sus intereses
y necesidades.
- ¿Dónde?:
estudiaremos el espacio físico donde vamos a realizar nuestra presentación,
para poder subsanar los posibles problemas que puedan surgir durante
el desarrollo de ésta.
- ¿Cuándo?:
deberemos estudiar la posible influencia que pueda tener en la audiencia
el horario, el día y la simultaneidad que pueda existir con otros
actos de gran magnitud.
- ¿Por qué?:
en este caso analizaremos los objetivos de la presentación. Deben
estar marcados por la intención de informar, demostrar, emocionar
y persuadir a nuestra audiencia.
- ¿Cómo?:
elegiremos el método por el cuál vamos a desarrollar la presentación,
destacando entre los más representativos los tres siguientes:
· Método
expositivo: siendo indicado en presentaciones ante un auditorio numeroso,
con una extensa demanda de información, tiempo reducido y suele
tratar conceptos de elevada dificultad. Fundamentándose su
estructura sobre una introducción, desarrollo y conclusión.
· Método
demostrativo: que destaca por permitir instantáneamente corregir
errores y malos hábitos, siendo complejo su puesta en práctica
ante grupos muy numerosos. Iniciándose con una preparación
previa, siguiendo con la explicación de la tarea y acabando con
la participación del auditorio.
· Método
Interrogativo: basado en la formulación de preguntas a la audiencia,
las cuales deberán caracterizarse por atender al objetivo,
ser estimulantes, permitir dar una respuesta elaborada; y ser claras, precisas
y ordenadas. Siendo importante a su vez empezar por preguntas abiertas
parta ir cerrándolas progresivamente.
Existen varias
formas de estructurar las presentaciones determinadas por la cronología,
los temas a tratar, el espacio o el carácter teórico/práctico
que tengan los contenidos.
El contenido de la
presentación depende en gran medida de las fuentes de información
utilizadas, por ello debemos basarnos en la propia experiencia, en la investigación
bibliográfica, en observaciones personales, en la propia experimentación
y en las posibles entrevistas que podamos realizar. Es de suma importancia
que a medida que se vayan recopilando datos se sometan a un análisis
de calidad con el fin de filtrar la información más relevante,
para ello nos cuestionaremos si los datos son recientes, objetivos, fiables
y exactos.
Existen diez maneras
de hacer el contenido de nuestra presentación más atrayente
a la audiencia, como son las detalladas a continuación:
1. Elaborar analogías
para que el contenido sea asimilado con mayor claridad.
2. Usar el humor para
distendir a la audiencia.
3. Citar revistas
o periódicos actuales que refrenden nuestras afirmaciones.
4. Contar anécdotas
personales.
5. Usar ejemplos e
ilustraciones.
6. Repetir las ideas
principales buscando la notoriedad entre los asistentes.
7. Reforzar nuestras
ideas con datos estadísticos.
8. Mostrar diagramas
y gráficos para dar más objetividad al contenido.
9. Recurrir al testimonio
autorizado.
10. Hacer participar
al auditorio para constatar el grado de comprensión que ha experimentado.
Materiales visuales
y de apoyo
Dentro de los materiales
visuales y de apoyo podemos realizar dos distinciones según sea
el nivel tecnológico de los mismos. El nivel bajo estaría
compuesto por pizarras, rotafolios, folletos y cuadernos; mientras que
el nivel alto comprendería el proyector de transparencias, diapositivas,
cañón con PC y vídeo.
La representación
visual debe proporcionar un sólo un concepto clave, destacar las
imágenes o gráficos, no el texto; el uso del texto debe ser
de 3 ó 4 palabras por línea con un máximo de 6 líneas.
También es reseñable hacer uso apropiado del color, el tipo
de letra y el tamaño; por otro lado debe procurarse no sobrecargar
la representación debiendo intentar dar sensación de claridad
y de limpieza.
Los sistemas audiovisuales
como el vídeo, son muy adecuados para el análisis de comportamientos,
permitiendo trasladar situaciones a la sala y presentando la posibilidad
de grabar para la posterior visualización.
Logística
La distribución
de la sala es de vital importancia para alcanzar los objetivos previstos,
debiéndose adaptar al tamaño de la audiencia y al tipo de
comunicación que se pretenda establecer. Así existen cuatro
formas de distribuir la sala:
- Distribución
estilo auditorio, donde todos los asistentes se encontrarán alineados
frente al comunicador. Es de gran utilidad para grupos grandes. La participación
se reduce generalmente a preguntas y comentarios.
- Distribución
estilo aula donde los asistentes se encuentran agrupados en mesas alineadas.
Indicada para situaciones formales. La participación de la audiencia
se reduce a preguntas y comentarios.
- Distribución
estilo conferencia, en la que el grupo de asistentes es muy reducido
y se reúnen alrededor del comunicador. Indicada cuando va a establecerse
un debate o cuando se debe escribir o leer con gran asiduidad.
- Distribución
estilo herradura donde la audiencia se agrupa alrededor del comunicador.
Facilita el contacto visual con la totalidad del auditorio y la comunicación
sin muchas formalidades.
Habilidades de
presentación
El control de gestos
y movimientos ayuda a la mejora de la comunicación, utilizándose
para dar énfasis y acompañar a las palabras. La postura ha
de ser erguida, sin hundirse en el asiento ni balancearse. La actitud firme
y tranquila, sin adoptar una actitud dominante o distante, debiéndose
mostrar una expresión facial ajustada al asunto que se está
tratando. Las técnicas vocales se desarrollan en base a las variables
tono e inflexión, intensidad, velocidad, pausa y énfasis,
dependiendo en gran parte el éxito de la comunicación, de
su correcta utilización.
La voz capta y mantiene
la atención de la audiencia, dando impacto a nuestras ideas. La
voz posee un ritmo que adecua el mensaje, el volumen da importancia al
discurso y la frecuencia colorea y anima a la audiencia.
El uso de la pausa
es muy frecuente y permite manejar la audiencia, destacando su utilización
al comienzo del discurso, para dar énfasis en medio de una frase,
al pasar de un tema a otro, al escribir en la pizarra y para facilitar
la reflexión del auditorio.
Uno de los objetivos
de la presentación es persuadir a nuestra audiencia, que esta haga
o deje de hacer lo que nosotros vamos marcando, para ello influyen positivamente
la variables volumen y velocidad del habla, la actividad facial, la velocidad
de los gestos y el contacto visual. A mayor actividad no verbal mayor percepción
de la persuasión.
Es muy positivo practicar
en casa, visualizar el éxito de la presentación y evitar
pensamientos negativos sobre uno mismo. Es muy aconsejable llevar fichas-guía
a la charla para poder guiarnos ante cualquier situación de duda
que pueda surgir. Los principales síntomas físicos en los
que desemboca la alteración nerviosa son diversos entre los que
destacan la sudoración, pudiéndose evitar con la utilización
de ropa ligera, la sequedad en la boca aliviándose apretando la
lengua entre los dientes. Otro síntoma es el temblor de de manos
subsanándose con la utilización de fichas, mientras para
las dificultades respiratorias es conveniente realizar respiraciones profundas.
Las preguntas y los
asistentes
El ejercicio de realizar
presentaciones conlleva la respuesta a las dudas y consideraciones de nuestra
audiencia, siendo aconsejable advertir una serie de circunstancias que
pueden ayudarnos ante esta tarea :
- Escuchar y
asegurarse de que se ha comprendido la pregunta formulada por la
audiencia.
- Tomar nota
de los puntos más importantes de las preguntas.
- Solicitar
el nombre de la persona que va realizar la pregunta.
- Se debe estar
preparado para todo tipo de preguntas.
- Es conveniente
adaptar las respuestas a la relevancia de las preguntas y responder a
las necesidades del auditorio.
- Procure que
sus respuestas sean breves y concisas.
- Piense en
una respuesta que vaya apoyada por una razón o ejemplo.
- Intente expresar
su razonamiento directamente a la audiencia.
- No se precipite
al dar una respuesta.
- Debe proyectar
una actitud positiva evitando adoptar posiciones defensivas.
- No mienta,
ni fanfarronee, si no conoce la respuesta expóngalo claramente.
- Mostrar tacto
con todos los participantes, no intente ridiculizar al que ha preguntado.
- No inicie
un diálogo con quien hace la pregunta.
Por último,
también deben analizarse una serie de factores que pueden perturbar
el contenido de la comunicación como son la capacidad de comprensión
de los receptores, el nivel cultural de los mismos, las condiciones físicas
del local (ruidos, sonoridad y temperatura), las comparaciones con otros
emisores y la percepción por parte de la audiencia de la utilidad
de la presentación.
A este respecto, el
análisis de la audiencia nos permite segmentarla en función
de su comportamiento, existiendo diferentes grupos con características
comunes (el papagayo, el león, el elefante, etcétera), que
fueron analizados en el taller de trabajo.
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